Можно попробовать уже сейчас.
С 22 ноября вступил в силу закон о кадровом электронном документообороте. Теперь компании и работники могут заключать трудовые и другие договоры дистанционно с помощью электронной подписи, не дублируя их на бумаге.
Власти планируют со временем перевести кадровый документооборот компаний и предпринимателей в электронную форму. Для этого запущен эксперимент, в котором могут принять добровольное участие работодатели, сотрудники и кандидаты на трудоустройство. Главные принципы перехода на электронные кадровые документы закреплены в Федеральном законе от 24. 20 № 122-ФЗ. Детали Минтруд должен разработать и утвердить специальным положением. Для перехода среди прочего будет использоваться сервис «Работа в России».
Продолжаем рассказывать, как составить трудовой договор с дистанционным сотрудником, чтобы не нарушить трудовое законодательство и свести к минимуму обмен бумажными документами.
Рустам Мухамедьянов, руководитель IT-компании Winfox, рассказал, что важно для него в кадровом электронном документообороте (КЭДО) с дистанционными сотрудниками. А юрист Артем Баранов, который помог Winfox составить трудовой договор и внутреннюю документацию по части КЭДО, прокомментировал, как правильно прописать эти положения в документах.
Если нет времени читать, переходите к блоку «Коротко» — собрали там главное по теме.
Постановление N 2401 официально опубликовано 5 января 2021 года и вступило в силу 13 января 2021 года. Этим документом продлевается действие Временных правил представления информации о высвобождении работников. Напомним, какие сведения надо размещать и какая ответственность ждет неисполнивших постановление работодателей.
Повысьте эффективность своей работы и внедрите электронный документооборот в кадрах после нашего дистанционного курса.
- Что входит в информацию о высвобождении работников для системы «Работа в России»
- В какие сроки работодатель должен разместить информацию на портале «Работа в России»?
- Есть ли ответственность за неразмещение?
Что надо сделать работодателю до начала эксперимента
Кроме создания или адаптации собственной ИС, подключения к базе «Работа в России» и утверждения перечня видов документов, необходимо совершить и другие действия:
- определить структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости);
- не позднее чем за один месяц до начала реализации эксперимента письменно уведомить об этом каждого сотрудника и предложить подать заявление об участии в эксперименте или об отказе;
- сформировать и утвердить список работников;
- внести изменения в связанные с проведением эксперимента локальные нормативные акты (ЛНА), в частности, об использовании электронной подписи (при необходимости);
- ознакомить работников под роспись с ЛНА, связанными с проведением эксперимента;
- внести изменения в коллективные и трудовые договоры, указав все детали участия в эксперименте.
Составить и распечатать трудовой договор
Цель эксперимента
Каждый работодатель обязан оформлять кадровые документы: приказы о приеме и увольнении, трудовые договоры и проч. Закон требует, чтобы они были составлены на бумажном носителе. А с некоторыми необходимо ознакомить работника в письменной форме под роспись (например, с извещением о начале отпуска).
СПРАВКА. Исключение составляют трудовые книжки. Уже в 2020 году работодатели вправе заменить их электронными сведениями о трудовой деятельности (при наличии заявления от работника). А с января 2021 года на граждан, трудоустроенных впервые, «бумажные» трудовые книжки вовсе перестанут заводить (см. «Электронные трудовые книжки: что работодатели должны сделать в 2020 году»).
Подготовить все документы для перехода на электронные трудовые книжки
Попробовать бесплатно
По замыслу властей компании и предприниматели со временем должны отказаться от любых бумажных кадровых документов и перейти на электронные. Переход уже стартует, но пока в рамках эксперимента. Суть его в следующем. Работодателям, сотрудникам и лицам, которые устраиваются на работу, предложат использовать кадровую документацию в электронном виде без дублирования на бумаге.
ВНИМАНИЕ. Участие в эксперименте добровольное. Если организация или ИП предпочтет от него отказаться, никаких санкций не последует. То же относится к сотрудникам и претендентам на вакантные должности.
Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года включительно. Если он себя оправдает, будут разработаны поправки в ТК РФ, которые сделают переход на электронные кадровые документы повсеместным.
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Трудовой договор, заявление о приеме на работу или об увольнении, а также ряд других кадровых документов можно будет подписать и отправить работодателю через портал Госуслуг. Оформлять бумажные копии таких документов не потребуется. Соответствующий проект правительственного постановления разработан Минцифры РФ.
Напомним, что основные положения кадрового электронного документооборота закреплены в статьях 22. 1 — 22. 3 ТК РФ. В рамках кадрового ЭДО можно создавать и использовать любые документы, связанные с работой, за некоторым исключением (например, в электронный вид не переводятся приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда).
Согласно статье 22. 1 ТК РФ, кадровый ЭДО можно вести:
Заказать электронную подпись для использования сервиса «Работа в России»
Получить через час
Комментируемый проект устанавливает правила взаимодействия информационной системы работодателя и личного кабинета физлица на портале Госуслуг.
Заказать электронную подпись для подачи уведомлений об иностранных работниках через Госуслуги
Получить через час
- размещать в личном кабинете работника документы, подписанные им простой электронной подписью в информационной системе работодателя;
- хранить в личном кабинете электронные документы работника или лица, поступающего на работу.
В настоящее время проект постановления правительства РФ проект проходит стадию общественных обсуждений на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов. Планируется, что кадровый электронный документооборот через портал Госуслуг начнет действовать с 1 сентября 2022 года.
Работодатели и работники могут освоить кадровый документооборот по электронке не только внутри организации, но на единой цифровой платформе «Работа в России». Про электронный кадровый документооборот через эту систему и её возможности рассказываем в этой статье.
Платформа Роструда
В России функционирует бесплатная Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России», которую курирует Роструд.
Правила её работы с 16 мая 2022 года регулирует новый регламент – постановление Правительства РФ от 13. 2022 № 867 (далее – Правила).
Согласно документу, указанная единая цифровая платформа состоит из федерального и регионального сегментов, а сегменты из подсистем. И одна из таких подсистем – Электронный кадровый документооборот.
Основные возможности
Электронный кадровый документооборот на «Работе в России» позволяет в случае взаимодействия в электронном виде создавать, подписывать, использовать и хранить электронные документы, связанных с работой.
Основные участники такого взаимодействия – наниматели, их работники, а также соискатели, ищущие работу.
Кроме того, образовательные организации как одни из участников единой цифровой платформы посредством электронного документооборота здесь создают, подписывают, используют и хранят электронные документы, связанные с подготовкой и проведением стажировок или практик. В том числе управляют договорами на проведение стажировок и практик.
Важный момент: возможности по оформлению документов в электронном виде, которые даёт единая платформа, означают для всех сторон в том числе то, что не нужно дублировать их на бумажном носителе (п. 60 Правил).
Договоры
С 01. 2023 на единой платформе можно создавать, подписывать, использовать и хранить в том числе договоры:
- ГПХ на выполнение работ/оказание услуг;
- о прохождении практики и стажировки;
- профессиональном обучении или получении дополнительного профобразования;
- авторские договоры с физлицами.
Повторять их на бумаге не нужно.
Чтобы заключить гражданско-правовой договор, стороны могут использовать, например, усиленную неквалифицированную электронную подпись, которая создана на Госуслугах.
Подписание остальных документов на платформе
Важно знать, что доступ участников единой цифровой платформы к подсистеме электронного кадрового документооборота возможен только при авторизации с помощью Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).
А доступ работодателей как участников единой платформы к информации о соискателях или работниках в рамках электронного кадрового документооборота имеет место только при наличии согласия на обработку персональных данных он конкретного гражданина, ищущего работу, или работника, предоставленного работодателю.
Получение документов
Электронные кадровые документы хранятся в рассматриваемой подсистеме. Соискатель, работник и наниматель могут получить их через свои личные кабинеты единой платформе.
Фиксация получения, загрузка и выгрузка
В процессе электронного документооборота на единой цифровой платформе она обеспечивает:
- фиксацию фактов получения соискателем, работником и работодателем электронных документов (зачастую, факт фиксации даты/срока по ТК РФ очень важен!);
- возможность выгрузки электронных документов;
- возможность взаимодействия платформы с информационной системой работодателя для автоматизированной выгрузки созданных здесь электронных документов и автоматизированной загрузки на платформу электронных документов, созданных с использованием инфосистемы работодателя.
Регламент использования подсистемы «Электронный кадровый документооборот» утверждает Минтруда России.
С 01. 2023 электронные документы на платформе создают в соответствии с едиными требованиями к их составу и форматам, которые устанавливает Минтруд по согласованию с Минцифры и Федеральным архивным агентством (п. 62 Правил).
СОТРУДНИК РЕСТОРАНА
Сеть быстрого обслуживания KFC приглашает вас стать частью команды! Мы предлагаем: официальное оформление по ТК РФ стабильная заработная плата + премия удобный график работы работа в ресторане ближе к дому/месту учебы энергичный и дружный коллектив.
39 минут назад с
cpaexchange
- Все вакансии в компании KFC
- Раменское — все вакансии
- Все вакансии в компании KFC
- Щербинка — все вакансии
- Все вакансии в компании KFC
- Нижневартовск — все вакансии
- Все вакансии в компании KFC
- Старая Купавна — все вакансии
Выпустить внутренний документ об электронном документообороте
Решение о переходе на электронный формат организации будут принимать самостоятельно. Для этого нужно составить локальный нормативный акт — внутренний документ.
Работодатель сам определяет:
- Перечень электронных документов и категорий работников, которые могут их заключать.
- Дату, с которой вводится электронный документооборот.
- Срок уведомления работников об изменениях и другое.
Сколько хранить документы и как представлять для проверки
Срок хранения электронных кадровых документов такой же, как и для «бумажных» экземпляров (подробнее о сроках см. «Утверждены правила хранения бухгалтерских и кадровых документов»).
Предъявить при проверке документы, составленные в рамках эксперимента, можно одним из двух способов: в электронном виде (подписав усиленной КЭП) или в виде бумажной копии с собственноручной подписью.
Бесплатно найти организацию или ИП в списке плановых неналоговых проверок
Опыт коллег из IT-сферы
Мы спросили у коллег из сферы IT, как у них устроен электронный обмен документами и почему это удобно и для компании, и для сотрудников.
Руководитель юридического отдела Globus IT
Если при заключении договора с дистанционным сотрудником работодатель использует электронный документооборот с этим сотрудником, мы обязательно указываем это в трудовом договоре. Если же компания перешла на ЭДО после заключения трудового договора, необходимо составить дополнительное соглашение или локальный акт, где будет описан порядок электронного обмена документами. Разумеется, мы стараемся повсеместно, с кем это возможно, использовать кадровый электронный документооборот. О порядке и особенностях его использования мы также утвердили специальное положение. Все сотрудники, подключенные к КЭДО, ознакомлены с ним в ходе подписания трудового договора.
Руководитель отдела по работе с персоналом хостинг-провайдера REG
До 2019 года все документы в компании пересылались почтой, но в апреле 2019-го мы перешли на электронный документооборот (ЭДО). Это удобно и для сотрудников, и для команды кадрового администрирования. К тому же это экологично: мы тратим меньше бумаги, что также считаем очень важным. Упаковка и пересылка документов, дорога и ожидание на почте сменилось парой кликов в личном кабинете. Кроме того, теперь все документы в мгновенном доступе и у компании, и у сотрудников. А как только появилась простая электронная подпись, мы подключили к ЭДО и сотрудников, работающих по гибридному формату: частично из дома и частично из офиса. Это уменьшило объем бумажных приказов на отпуск на 90%. По данным наших внутренних опросам, 95% коллег, использующих ЭДО, готовы рекомендовать этот инструмент.
Технологический предприниматель, участник IT-кластера «Сколково», генеральный директор ООО «Инно Лингво»
Чтобы уменьшить объём распечаток, можно ввести электронный документооборот. Многие провайдеры предлагают сервисы для его организации. К счастью, самые популярные из них (1С, СБИС, «Диадок») дружат между собой. Компания загружает договор в pdf и другие документы для подписания, а сотрудник заверяет их с помощью личной квалифицированной подписи.
Обмен всеми документами в электронном виде
Общий порядок электронного документооборота и ограничения устанавливает статья 22. 1 Трудового кодекса. Так, работодатель и сотрудник могут обмениваться любыми документами в электронном виде, за исключением некоторых.
Генеральный директор юридического бутика «Достигация»
В электронном виде не получится отправлять акты о несчастном случае на производстве, приказы (распоряжения) об увольнении работника, документы, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда. Такие документы необходимо составлять в письменном виде и высылать по почте либо с курьером.
В трудовом договоре указано, что сотрудник и работодатель обмениваются электронными документами, а не бумажными
Что входит в информацию о высвобождении работников для системы «Работа в России»
Временные правила по порядку предоставления отчетности в службу занятости утверждены Постановлением от 12. 2020 N 486. Их ввели для того, чтобы люди, потерявшие работу после закрытия предприятия, сокращения и т. , из-за коронавируса, могли оперативно подыскать себе новое рабочее место.
Правилами определяется порядок предоставления информации о высвобождении работников в систему общероссийской базы вакансий «Работа в России».
Какие сведения перечислены в правилах:
- ликвидации организации / прекращения деятельности ИП;
- сокращения численности / штата сотрудников организации или ИП;
- расторжении трудовых договоров;
- иных сведений.
Сведения для передачи конкретизированы Приказом Минтруда РФ от 15. 2020 N 201.
Этот документ изменяет предыдущий приказ № 1207 от 30 декабря 2014.
На его основании в базу вакансий “Работа в России” работодатели предоставляют следующую отчетность:
- Форма собственности.
- Вид экономической деятельности количество работников без совместителей, в том числе иностранных.
- Количество работников с неполным рабочим днем / неделей / сменой по инициативе работодателя. Здесь учитываются и иностранные работники, также и после введения санкций.
- Количество работников в простое по вине работодателя.
- -//- в отпусках без сохранения заработной платы.
- По каким причинам были приняты решения об увольнении.
- Сколько работников было уволено после санкций с начала текущего года (вместе с иностранными); из них предпенсионного возраста.
- Сколько работников предполагается уволить, в том числе предпенсионеров.
- Есть ли задолженность по зарплате, ее размер.
- Сколько работников на временной дистанционке по причине карантина.
- -//- на неполном рабочем дне /смене / рабочей неделе, находящихся в простое или в отпусках без сохранения зарплаты в связи с карантином.
- По каким причинам в связи с карантином была введена неполная занятость.
- Сколько сотрудников уволено с начала текущего года из-за наступления чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений.
- Сколько сотрудников предполагается к увольнению из-за чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений.
Через портал «Работа в России» служба занятости собирает информацию о том, какие меры работодатели приняли в связи с карантином по коронавирусу.
- Все вакансии в компании KFC
- Орехово-Зуево — все вакансии
Какие расходы
Работодатель сам оплачивает создание и обслуживание информационной системы, а также создание, использование и хранение электронных документов.
Расходы на получение работником электронной подписи, если её у него нет, также ложатся на компанию.
Ведение электронного документооборота на сайте «Работа в России» бесплатно, сообщал Минтруд.
- Все вакансии в компании KFC
- Саратов — все вакансии
- Все вакансии в компании KFC
- Шатура — все вакансии
Как создавать и подписывать электронные кадровые документы
Работодатель, присоединившийся к эксперименту, должен внедрить у себя информационную систему (ИС) для создания, хранения и использования электронной кадровой документации. Возможен и другой вариант — адаптировать ИС, которая уже установлена на предприятии. Плюс к этому желательно обеспечить взаимодействие с системой «Работа в России».
СПРАВКА. Информационно-аналитическая система Общероссийская база вакансий «Работа в России» — это, по сути, государственное кадровое агентство. Его услуги бесплатны для соискателей и работодателей. Каждый работодатель, сотрудник и соискатель может открыть в этой базе личный кабинет через портал госуслуг.
Работодатели размещают в своих личных кабинетах информацию о грядущей ликвидации организации, о сокращении штата и иные сведения о занятости (п. 1 ст. 25 Закона РФ от 19. 91 № 1032-1; постановление Правительства РФ от 12. 20 № 486). Однако штрафы за отказ от размещения этой информации в настоящее время не предусмотрены.
Далее компании или ИП нужно утвердить перечень видов кадровых документов, которые будут составляться в электронном виде. Закон № 122-ФЗ установил только одно ограничение — в данный список нельзя включить трудовые книжки.
Оформлять документы, указанные в перечне, и вносить в них изменения следует при помощи собственной информационной системы работодателя, либо базы «Работа в России». Заверять их надо электронными подписями (см. табл.
ВАЖНО. Все расходы по получению и использованию электронной подписи сотрудника несет работодатель. Отсутствие у человека ЭП не может стать причиной для отказа в трудоустройстве.
Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час
Как подписывать электронные кадровые документы
Кадровый документ
Какие подписи используется, если документ создан или изменен при помощи:
собственной ИС работодателя
базы «Работа в России»
Трудовой договор
Две усиленные квалифицированные ЭП: работодателя и сотрудника. Работник вправе использовать усиленную неквалифицированную ЭП. Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;простая ЭП сотрудника (ее ключ можно получить на портале «Работа в России»). Договор о материальной ответственности
Ученический договор
Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
Прочие кадровые документы
Усиленная квалифицированная ЭП работодателя. Какую подпись должен поставить сотрудник при ознакомлении, в законе № 122-ФЗ не сказано. Возможно, этот момент прояснит Минтруд в положении (оно будет принято позже).
Кто может участвовать в эксперименте
Для работодателей ограничений нет — присоединиться к эксперименту вправе любая организация или предприниматель.
В отношении сотрудников существует два ограничения.
- Дистанционные работники. Они не участвуют в эксперименте, так как могут обойтись без «бумажных» документов по иному основанию. Согласно статье 312.1 ТК РФ, они вправе обмениваться с работодателями электронными документами, подписанными квалифицированными электронными подписями (КЭП).
- Люди, временно направленные работодателями к другим компаниям или физлицам по договору о представлении персонала. Для таких работников «бумажные» документы обязательны.
Когда можно перейти на электронный документооборот
Сам закон вступает в силу со дня его опубликования — 22 ноября, то есть оформлять кадровые документы в электронном виде можно уже сейчас.
В будущем работник сможет подключаться, отправлять сообщения и заявления на «Работе в России» и в информационной системе работодателя с помощью Госуслуг — но не раньше 1 сентября 2022 года. Например, на сайте Госуслуг можно будет размещать документы для работника, пояснила Кулакова.
При создании электронных документов будут применяться единые форматы. Их определит Минтруд, само положение вступит в силу с марта 2023 года.
- Все вакансии в компании KFC
- Лангепас — все вакансии
- Все вакансии в компании KFC
- Челябинск — все вакансии
- Все вакансии в компании KFC
- Братск — все вакансии
Использование сервиса КЭДО, который позволяет подписывать, хранить и фиксировать факт получения документов
Обмен кадровыми электронными документами происходит через специальный сервис. Например, можно использовать единую цифровую платформу в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» или информационную систему работодателя. Таких сервисов на рынке много и работодатель выбирает тот, который удобнее. Например, подойдут решения от «Диадок», 1С, «Контур», LightDoc, «DiState: Кадры» и других.
В трудовом договоре необходимо указать, какая именно система используется в компании.
В трудовом договоре можно назвать конкретный сервис, а можно использовать формулировку «Информационная система работодателя». Если компания сменит сервис КЭДО, не понадобится вносить изменения в трудовые договоры с сотрудниками.
Мы используем Jump. Finance. Сервис бесплатный для команд до десяти сотрудников, поэтому отлично подходит для старта работы с КЭДО.
Co-Founder и COO Jump. Finance
Сотрудники IT-компаний привыкли пользоваться простыми и удобными инструментами. Так как внедрение КЭДО — это новшество для многих людей, вполне естественно, что электронный документооборот не все приветствуют. Именно поэтому важно максимально снизить порог входа для сотрудников. Для этого в Jump. Finance мы разработали не только адаптивную веб-версию кабинета, где можно обмениваться документами с компанией, но и мобильные приложения под Android и iOS. Руководители компании в свою очередь могут воспользоваться мобильными приложениями для бизнеса. Всё, что нужно для подписания документов сотрудником, — это усиленная неквалифицированная ЭП. Имея такую подпись, каждый сотрудник может подписывать абсолютно любые кадровые документы, кроме трех исключений, предусмотренных законом. Это приказ об увольнении, инструктаж по охране труда и акт о несчастном случае на производстве. Для выпуска УНЭП нужно получить от сотрудника согласие. Для дистанционных сотрудников закон предусматривает получение согласия через Госуслуги. Такой механизм у нас и реализован. Собственно это все — можно обмениваться документами. И этот процесс действительно простой и удобный.
Какие документы можно будет перевести в электронный вид
- Трудовые договоры.
- Договоры о материальной ответственности.
- Ученические договоры.
- Договоры на получение образования во время работы.
- Заявление об увольнении.
- Документы об изменении условий договора и другие.
Нельзя оформлять электронно акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении, а также журнал безопасности и трудовые книжки, если работник захотел оставить её бумажный вариант.
- Все вакансии в компании KFC
- Солнечногорск — все вакансии
- Все вакансии в компании KFC
- Тобольск — все вакансии
- Все вакансии в компании KFC
- Батайск — все вакансии
Кто и какие отчеты подает через сайт «Работа в России»
Федеральным законом от 28. 2021 № 219-ФЗ с 1 января 2022 года введено новое требование: все работодатели, у которых трудится свыше 25 человек, готовят и сдают отчеты на сайте «Работа в России» — единой цифровой платформе. Аналогичное правило введено для:
- органов государственной и региональной власти, местного самоуправления;
- государственных и муниципальных учреждений и унитарных предприятий;
- любых юридических лиц, в уставном капитале которых присутствует государственная доля.
Если новое требование не распространяется на вашу организацию или ИП, то это не означает, что подать отчет на сайте «Работа в России» вы не сможете. Такая возможность имеется у всех зарегистрированных пользователей.
Вот какие отчеты сдавать на «Работе в России» по новым правилам:
Ежемесячные
Нерегулярные
О вакантных должностях
О ликвидации или сокращении штата (численности) — не позже чем за 2–3 месяца до начала организационных мероприятий
О местах для инвалидов с учетом квоты
О введении режима неполного рабочего дня (недели) или приостановке производства — не позже чем через 3 рабочих дня после подписания приказа. Обратите внимание: в приказе Минтруда от 14. 2022 № 57 прописано, что в составе отчета через портал «Работа в России» о введении неполного рабочего времени при необходимости указывают информацию о переводе работников на удаленный (дистанционный) труд. Сроки подачи информации те же: в течение 3 рабочих дней после принятия решения руководством.
В некоторых регионах запрашивают отчет в ЦЗН на «Работе в России», связанный с состоянием условий и охраны труда. Рекомендуем уточнить, как сдавать его: регулярно или только по запросу в службе занятости или ГИТ вашего субъекта.
Участие работников и соискателей
Сотрудники и кандидаты на вакантную должность вправе присоединиться к эксперименту или отказаться от него. В последнем случае организация или ИП не может уволить работника, либо использовать отказ как причину не принять соискателя в штат.
Работник, который согласился на участие в эксперименте, может в любой момент передумать, письменно уведомив об этом работодателя не позднее чем за две недели.
Если сотруднику нужен какой-либо кадровый документ, составленный в электронном виде, его можно запросить у работодателя. Для этого следует подать заявление и сообщить способ передачи документа: в электронном виде (подписанный КЭП работодателя), в виде заверенной бумажной копии или через личный кабинет работника на портале «Работа в России». Компания или предприниматель обязаны безвозмездно предоставить запрошенные документы в течение трех рабочих дней. Аналогичным образом при увольнении передается копия приказа о расторжении трудового договора.
В какие сроки работодатель должен разместить информацию на портале «Работа в России»?
Сведения о количестве высвобождаемых работников размещаются работодателем на сайте «Работа в России» на следующий день после соответствующих изменений.
Если никаких изменений нет, сведения не подаются.
Для выполнения этих требований работодателю надо разместить необходимую информацию в подсистеме “Личный кабинет работодателя” и в дальнейшем актуализировать ее.
Инструкция по работе с сервисом сбора информации о численности сотрудников для работодателей здесь.
- Все вакансии в компании KFC
- Нефтеюганск — все вакансии
- Все вакансии в компании KFC
- Бердск — все вакансии
- Все вакансии в компании KFC
- Ачинск — все вакансии
Зарегистрироваться на сайте «Работа в России» или использовать внутреннее ПО
Хранить и подписывать электронные документы можно в личном кабинете работодателя на сайте «Работа в России» или в собственной информационной системе, которая позволяет это делать.
Информационная система — это любое ПО, которое позволяет хранить и подписывать электронные документы, а также фиксировать факт их получения, пояснила vc. ru ведущий эксперт управления технической поддержки «Контура» Елена Кулакова. Сейчас для обычного электронного документооборота компании используют сервисы «Контур. Диадок», «Дело» и другие.
Чтобы заверить документ, нужная электронная подпись. В зависимости от вида документа и на какой площадке он подписывается, это может быть:
- Усиленная квалифицированная электронная подпись.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись.
- Простая электронная подпись.
Например, чтобы заключить трудового договор через свою систему, представителю компании нужно будет использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Её можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре.
Электронные документы нужно хранить в течение срока, который установлен законодательством об архивном деле. Он зависит от типа документа — например, для приказа о приёме на работу это 50 или 75 лет.
Есть ли ответственность за неразмещение?
Предполагается, что ответственность за размещение информации на сайте «Работа в России» наступает по ст. 7 КоАП РФ в случае, если госоргану или должностному лицу не предоставят сведений, если обязанность сообщения предусмотрена законом. Акты, изданные Правительством РФ, не являются законодательными, но обязательны для исполнения.
Постановления, распоряжения Правительства РФ обязательны к исполнению на территории России.
Возможно, что контролирующие органы будут привлекать к ответственности за неразмещение информации о высвобождении работников на портале «Работа в России» по ст. 7 КоАП РФ именно на этом основании.
Ответственность по этой статье предусматривает предупреждение или штраф:
- от 300 до 500 рублей — должностные лица (в т.ч. ИП);
- от 3 000 до 5 000 рублей — организации.
Станьте профессионалом в кадровом делопроизводстве условиях постоянно меняющегося законодательства после нашего дистанционного курса.
- Все вакансии в компании KFC
- Оренбург — все вакансии
Уведомить и получить согласие сотрудников
Нужно уведомить каждого работника о переходе на электронный документооборот, а сотрудники должны дать письменное согласие. Если они этого не сделают, документы нужно оформлять на бумаге.
Согласие не нужно брать у тех, кого оформляют на работу после 31 декабря 2021 года, и тех, у кого на эту дату нет трудового стажа. Увольнять или не брать на работу из-за отсутствия согласия нельзя.
Даже с согласием работники вправе попросить выдать документы или их заверенные копии. Компания должна сделать это за три рабочих дня. Можно выдать бумажные документы или их копии, прислать документы в электронном виде или выдать бумажную копию электронного документа.
- Все вакансии в компании KFC
- Пушкино — все вакансии
Каким хочется видеть КЭДО с дистанционными сотрудниками
В Winfox распределенная команда: сотрудники живут и работают в разных городах и странах. Поэтому электронный документооборот должен максимально упрощать обмен бумажными документами при устройстве на работу и увольнении, а также во время рабочего процесса.
Для меня идеальный документооборот с дистанционным сотрудником выглядит так: мы отправляем ему документы в электронном виде, он их подписывает электронной подписью (ЭП) и отправляет нам. Все. Никаких бумажек, постоянных распечаток и отправки документов с курьерами. А с учетом того, что некоторые кадровые документы надо хранить 50 лет, мне не хотелось бы снимать офис с большим помещением под архив. Гораздо удобнее хранить все в электронном виде — это занимает место в облаке, а не в офисе.
Вот что должен разрешать трудовой договор по части КЭДО по мнению Рустама:
- обмен всеми документами через КЭДО: прием на работу, нормативные акты, отпуска, больничные и увольнения оформляются в электронном виде;
- использование сервиса КЭДО, который позволяет подписывать, хранить и фиксировать факт получения документов;
- возможность подписи документов электронной подписью, которую предоставляет сервис КЭДО. При этом удобно, если сервис КЭДО выпустит бесплатные ЭП для сотрудников и им не придется заморачиваться с выпуском сертификатов;
- действие внутренней нормативной документации для работы с КЭДО.
Вот как учесть в трудовом договоре эти пожелания работодателя и на что обратить внимание, чтобы все соответствовало трудовому законодательству.
- Все вакансии в компании KFC
- Ногинск — все вакансии
Действие внутренней нормативной документации для работы с КЭДО
В трудовом договоре не обязательно ссылаться на локальные нормативные акты по части КЭДО, которые действуют в компании. Однако их указание вносит ясность: дистанционный сотрудник четко понимает, какие документы должны быть подписаны с его стороны.
К таким локальным нормативным актам относятся:
- локальный акт о вводе КЭДО. В документе обычно указывают сведения об информационной системе, через которую происходит обмен электронными документами, порядок доступа к такой системе, перечень документов и работников.
- согласие и уведомление о введении КЭДО. Этот документ помогает работодателю уведомить нового сотрудника, что в компании действует КЭДО, и получить его согласие. Такое согласие не требуется только от тех сотрудников, которых приняли на работу после 31.12.2021 года и у которых нет трудового стажа.
- соглашение работников об использовании ЭП. Если сотрудник не подписал такое соглашение, это означает, что с ним заключен трудовой договор в обычном порядке. Следовательно, с таким сотрудником следует обмениваться только бумажными документами.
Такие внутренние документы фиксируют между сторонами определенные договоренности и определяют для работника правила игры. Если возникнут разногласия, эти документы даже в электронном виде можно использовать в качестве доказательств в суде.
В судебной практике есть случаи, когда в качестве доказательств по трудовым спорам использовались скриншоты переписки из Инстаграма (признана в РФ экстремистской организацией), Телеграма, WhatsApp. Аналогичные доказательства использовались и активно используются при разрешении споров в трудовых комиссиях.
Ссылаться на локальные нормативные акты по части КЭДО в трудовом договоре — хорошая практика
Возможность подписи документов электронной подписью, которую предоставляет сервис КЭДО
В отношениях между работодателем и работником можно спокойно обходиться без ЭП: использовать её закон не обязывает. Использовать такую подпись не имеет смысла, когда сотрудники трудятся на заводе или в шахте, работают вахтовым методом и тому подобное. Однако в IT-сфере использование ЭП во многом упрощает взаимодействие сторон, поэтому считается хорошей практикой.
Если специфика работы предусматривает обязательное использование ЭП, необходимо зафиксировать это в трудовом договоре. Так сотрудник будет понимать, что от него требуется и какую ответственность он несет, если откажется получать ЭП.
В трудовом договоре содержатся основные условия, на которых компания и сотрудник согласны взаимодействовать. Детальные условия, включая все нюансы работы с ЭП, обычно прописывают в локальном нормативном акте о КЭДО.
Работодатель, который решил использовать ЭП, должен опираться на нормы Федерального закона «Об электронной подписи» от 06. 2011 № 63-ФЗ. В этом документе указаны доступные виды ЭП и способ выбора оператора электронного документооборота.
Есть два вида ЭП: простая и усиленная, которая, в свою очередь, может быть усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной подписью. Какую ЭП использовать, решает работодатель. Это зависит от сферы, особенностей работы, желания работодателя и самого дистанционного сотрудника. Однако статья 22. 3 Трудового кодекса устанавливает приоритет на использование усиленной квалифицированной электронной подписи. По мнению законодателя, только она отвечает всем требованиям осмотрительности, а также гарантирует сохранность всех персональных и конфиденциальных данных работников.
- Все вакансии в компании KFC
- Москва — все вакансии
Вводим обмен кадровыми электронными документами с дистанционным сотрудником
- Работодатель и сотрудник могут обмениваться любыми документами в электронном виде, за исключением актов о несчастном случае на производстве, приказов об увольнении работника и документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.
- Чтобы обмениваться электронными кадровыми документами с сотрудниками, подключите специальный сервис. Это может быть решение от «Диадок», 1С, «Контур», LightDoc, «DiState: Кадры» или другое.
- Сервис работы с КЭДО позволяет подписывать, хранить и фиксировать факт получения электронных документов.
- В отношениях между работодателем и работником можно спокойно обходиться без ЭП: использовать её закон не обязывает.
- Если специфика работы предусматривает обязательное использование ЭП, необходимо зафиксировать это в трудовом договоре.
- Работодатель сам решает, какую ЭП использовать. В приоритете — усиленная квалифицированная электронная подпись.
- Порядок работы с КЭДО обычно фиксируют во внутренней нормативной документации: локальном акте о вводе КЭДО, согласии и уведомлении о введении КЭДО, соглашении работников об использовании ЭП.
Как подавать сведения через единую цифровую платформу
Регистрация и подача отчетности бесплатны для всех работодателей.
Когда вся подготовительная часть выполнена, заходите в раздел «Формы отчетности» и выбирайте, какой бланк заполнять. Мы покажем общий алгоритм заполнения форм. Допустим, работодателю необходимо сдать отчет по инвалидам на «Работе в России», и он выбирает блок с информацией о рабочих местах для этой категории граждан.
Все картинки, использованные в тексте, подготовлены Службой занятости населения Волгоградской области.
Сначала заполняются все данные об отчитывающемся работодателе, некоторые сведения подтянутся автоматически, поэтому задача отчитывающегося работника — регулярно их проверять, а при необходимости — уточнять.
После общей информации появятся строки для указания средней численности работников и о действиях, предпринятых для выполнения квот.
Когда все запрашиваемые данные указаны, остается отчет по вакансиям на “Работе в России” подписать и отправить. Сотрудники ЦЗН его примут, рассмотрят, если выявят неточности или ошибки, направят дорабатывать.
Если вы сформировали документ ошибочно, есть способ, как удалить отчет в “Работе в России”, – нажать на кнопку «Отменить». Он сработает, если бланк еще не отправлен. Если уже передали, но с неправильными данными, надо подготовить корректную информацию и отправить ее на проверку. По любым вопросам рекомендуем дополнительно обращаться в ЦЗН, куда вы отчитываетесь.