Минимальное и максимальное как рассчитывается

Что такое пособие по безработице, кто может получить и как долго его будут выплачивать — в материале “Ъ”.

Пособие по безработице — это материальная помощь от государства для граждан, оставшихся без работы. Она нормируется законом «О занятости населения в Российской Федерации». Пособие выплачивается на ежемесячной основе, пока человек не устроится на работу. Во время пандемии коронавируса в России подать документы на получение помощи можно дистанционно. Максимальный размер пособия в 2023 году составляет 12 792 руб.

Кто может получить пособие

Безработными признаются трудоспособные граждане, не имеющие работы и заработка. Они должны состоять на учете в органах службы занятости, искать работу и быть готовыми к ней приступить. Кроме того, пособие могут получать люди предпенсионного возраста, если их уволили за пять лет до пенсии, если за два года — они могут стать пенсионерами досрочно.

Чтобы встать на учет как безработный, нужно подать заявление в центр занятости населения (ЦЗН) по месту регистрации или в том регионе, где гражданин хочет найти работу. С апреля 2020 года из-за пандемии коронавируса отправить документы можно в электронном виде через портал госуслуг. Кроме того, подать документы можно через портал «Работа в России», но в таком случае гражданин должен быть зарегистрирован в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА). Заявление рассматривается в течение 11 дней.

Для постановки на учет нужны следующие документы:

— паспорт гражданина РФ;

— диплом, сертификат или другой документ, подтверждающий получение образования и квалификацию;

— трудовая книжка;

— справка о среднем заработке (если вы уволились меньше года назад);

— реквизиты банковского счета (почтового отделения) для перечисления пособия.

Кто не подлежит постановке на учет:

— граждане младше 16 лет;

— пенсионеры по старости или выслуге лет;

— ИП, нотариусы, адвокаты, самозанятые;

— студенты очной формы обучения;

— учредители коммерческих компаний;

— люди, работающие по трудовому договору;

— лица, отбывающие наказание в местах лишения свободы;

— осужденные, которым назначены исправительные работы;

— военнослужащие, а также те, кто проходит службу в иных органах (правоохранительные, МЧС и т. д.);

— граждане, выполняющие иную оплачиваемую работу, в том числе по гражданско-правовым договорам;

— члены крестьянско-фермерских хозяйств, производственных кооперативов, артелей.

Студены заочной формы обучения вправе обратиться за пособием. Отказ в постановке на учет можно обжаловать.

Эксперт по трудовому праву, юрист-партнер компании Superjob Александр Южалин:

«Закон “О занятости населения в Российской Федерации” от 19 апреля 1991 года №1032-1 предусматривает, что только студенты, обучающиеся по заочной форме, могут обращаться в службу занятости по месту жительства в целях признания их безработными. Если после подачи соответствующего заявления подтверждается, что такой студент не работает и не имеет других источников дохода, он может быть зарегистрирован как человек, ищущий работу, и признан безработным. И с этого момента студенту будет выплачиваться пособие по безработице».

Что происходит после постановки на учет

После регистрации гражданина в центре занятости сотрудники в течение десяти дней с момента подачи заявления начнут искать ему подходящие вакансии. В случае если они так и не смогут трудоустроить человека, он будет признан безработным и ему начнут выплачивать пособие.

Подходящая работа должна соответствовать:

— профессиональной пригодности работника с учетом уровня его квалификации;

— условиям последнего места работы;

— состоянию здоровья;

— транспортной доступности рабочего места (в каждом регионе регулируется отдельно).

Пока гражданин является в службу занятости (с 2020 года отчеты можно отправлять в онлайн-форме), его не могут снять с учета и будут предлагать ему работу. В случае неявки на собеседование с работодателем размер пособия будет уменьшен на 25%. За отказ от двух вакансий последует остановка в выплате пособия на месяц. Данные меры наказания касаются только подходящей работы. От несоответствующих вакансий можно отказываться сколько угодно раз. В случае с подходящей работой для сохранения пособия — работодатель должен предоставить письменный отказ в найме гражданина.

Если человеку не удается подобрать вакансию или у него нет образования — он может пойти учиться по направлению ЦЗН. В таком случае сотрудники ЦЗН решают, какие специальности наиболее востребованы, и заключают договор с необходимым образовательным учреждением. Затем гражданин выбирает из предложенного ему списка подходящую программу.

Как определяется размер пособия

Сумма выплат зависит от различных факторов. Максимальный размер пособия — 12 792 руб., минимальный — 1500 руб. Конкретная сумма зависит от личности безработного, его стажа, причин увольнения и прошлой зарплаты.

Максимальный размер пособия получают граждане, которые в течение года до постановки на учет отработали 26 недель. Им начисляют 75% средней зарплаты в первые три месяца выплат и 60% — в следующие три месяца, но не больше 12 792 и 5 тыс. руб. соответственно.

Минимальное пособие будут получать следующие граждане:

— которые впервые ищут работу;

— у которых был перерыв в трудовой деятельности больше года;

— со стажем работы менее 26 недель;

— уволенные за нарушение трудовой дисциплины (прогул, употребление спиртного на работе и т. д.);

— направленные службой занятости на обучение, но отчисленные за виновные действия.

Как долго можно получать пособие

Пособие по безработице выплачивается в течение трех или шести месяцев. Суммарный период выплат не должен превышать 12 месяцев.

В течение трех месяцев пособие получают те, кто:

— ищет работу впервые;

— к моменту постановки на учет не работал больше года;

— уволен с последнего места работы за нарушение дисциплины;

— прекратил индивидуальную предпринимательскую деятельность;

— на последней работе оказывал услуги по договору гражданско-правового характера или авторскому договору;

— вышел из членов фермерского хозяйства;

— не предоставил справку о среднем заработке за последние три месяца на последней работе.

В течение шести месяцев:

— за прошедший год работали не менее 26 недель;

— уволились по собственному желанию;

— уволились из-за ликвидации организации или сокращения штата сотрудников;

— уволились с военной службы в течение 12 месяцев до безработицы, но при этом до призыва проработали не менее 26 недель.

Срок выплаты пособия может быть увеличен для предпенсионеров. За каждый год страхового стажа (от 25 лет у мужчин и 20 лет у женщин) период материальной поддержки может быть увеличен на две недели. В таком случае срок выплаты пособия суммарно не может превышать 24 месяцев в течение трех лет.

Эксперт по трудовому праву, юрист-партнер компании Superjob Александр Южалин:

«Действующая редакция закона “О занятости населения в Российской Федерации” не ограничивает срок пребывания гражданина в статусе безработного, но ограничивает период выплаты пособия. В соответствии с законом, период выплаты пособия по безработице не может превышать три или шесть месяцев (в зависимости от стажа безработного) в суммарном исчислении в течение 12 месяцев. Иными словами, в период, равный 12 месяцам с момента признания статуса безработного, он может получать пособие только в течение трех или шести месяцев. Следовательно, в остальное время до истечения этих 12 месяцев пособие не выплачивается. Для того чтобы выплата возобновилась, на мой взгляд, необходимо снова пройти процедуру признания безработным. Но не ранее чем через год с момента предыдущей подачи заявления на статус безработного. В дальнейшем размер пособия будет зависеть от того, работал ли работник между периодами безработицы».

14 марта 2024

Все больше компаний переходит на кадровый электронный документооборот (КЭДО), не дожидаясь, пока он станет обязательным. Бизнес ценит возможность сократить бумажную волокиту, быстро оформлять и подписывать документы даже с удаленными сотрудниками.

Для работы с КЭДО работодатель обязан за свой счет выпустить сотрудникам электронные подписи — цифровой аналог обычной рукописной подписи. Есть ЭП, которые можно получить бесплатно, но они подойдут не всем. Расскажем, какие есть виды электронных подписей, чем они отличаются, как их оформить и использовать.

Как она появилась и чем отличается от ЭЦП

ЭП и ЭЦП: как правильно

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это прародитель сегодняшней электронной подписи (ЭП). В актуальном Федеральном законе «Об электронной подписи» №63-ФЗ от 06.04.2011 (далее — Закон об ЭП) нет понятия «электронная цифровая подпись» (ЭЦП). Такой термин использовался в Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10.01.2002 (далее — Закон об ЭЦП) и был актуален до 2014 года. На практике некоторые и сейчас продолжают использовать аббревиатуру ЭЦП, подразумевая при этом ЭП.

Суть ЭЦП была той же — она позволяла подписывать документы на цифровом носителе. Ключевое отличие было в том, что эту подпись использовали только для подписания гражданско-правовых сделок и в случаях, указанных в законодательстве.

Новые правила Закона об ЭП дополнительно предусмотрели возможность подписывать документы электронной подписью при оказании государственных и муниципальных услуг, а также при совершении других юридически значимых действий.

Как внедряли ЭП

В один год с Законом об ЭЦП утвердили Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (Приказ МНС РФ от 02.04.2002 № БГ-3-32/169). У граждан появилась возможность подавать декларацию в электронном виде без дублирования на бумаге, при этом комплект документов нужно было подписать ЭЦП.

Для дальнейшего внедрения электронных подписей было три ключевых драйвера:

желание бизнеса автоматизировать рутину, упростить бизнес-процессы и тратить меньше ресурсов на документооборот;

развитие технологий и появление возможности работать дистанционно почти на любой должности;

интерес государства к переходу на безбумажное взаимодействие работников и работодателей.

Так, в «Стратегию развития информационного общества в РФ на 2017–2030 годы» включили программу «Цифровая экономика». Для ее реализации создали рабочую группу, в которую вошли крупные корпорации и федеральные ведомства.

Участники группы переводили часть документов и процессов в электронный формат, дублируя все на бумаге. Это позволило протестировать разные решения для учета и обмена данными, чтобы собрать информацию для массового перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО).

На графике можно наблюдать постепенный переход на более защищенные варианты ЭП по данным Deloitte 2022.

В ноябре 2021 года ТК РФ дополнили положениями о КЭДО (Федеральный закон «О внесении изменений в ТК РФ от 22.11.2021 № 377-ФЗ). В них установлено, как компании использовать информационные системы для обмена документами без дублирования на бумаге. Для этого и работодателю, и сотрудникам понадобятся ЭП.

В этом материале остановимся на том, какие виды ЭП существуют и какой лучше подойдет сотруднику в зависимости от его функционала.

Совет: определиться с видом ЭП лучше на этапе внедрения КЭДО. В EmplDocs это один из обязательных этапов установки систем. Мы не только помогаем разобраться, какие документы и процессы стоит перевести электронный вид, но и рассматриваем функционал каждого сотрудника, чтобы подобрать оптимальный вид ЭП.

Какая электронная подпись нужна сотруднику

Каждая электронная подпись — это сочетание паролей и подтверждающих действий ее владельца. Главное, чем отличаются разные виды ЭП — их функционал и правила использования. Выбирать ЭП для каждого сотрудника нужно с учетом его задач и возможностей компании. Рассмотрим, какие варианты ЭП существуют на сегодняшний день, и подскажем, кому какой подойдет лучше.

Простая электронная подпись (ПЭП)

В компании ПЭП можно использовать для повседневных рабочих задач: входа в личный кабинет сотрудника, сдачи отчетов, отправки заявок и писем внутри компании. Конкретный перечень ситуаций, в которых сотрудники используют ПЭП, важно прописать в локальных нормативных актах компании, чтобы не было разногласий.

ПЭП оформляют бесплатно, поэтому компания с ограниченным бюджетом может оформить такую подпись для большинства сотрудников, если их функционал в электронном документообороте редко выходит за пределы рабочей переписки.

Важно: ПЭП нельзя использовать для заверения документа, на котором по закону должны стоять подпись и печать — в таком случае нужна усиленная подпись (УНЭП или УКЭП).

ПЭП Госуслуги

ПЭП Госуслуги — вариант подписи для компаний, которые выбрали для кадрового электронного документооборота государственный портал «Работа в России». Если вы пользуетесь информационной системой работодателя, этот вид ЭП не подойдет.

Когда подойдет ПЭП Госуслуги

ПЭП Госуслуги также получают бесплатно, так что это хороший вариант для компаний, которые работают через портал «Работа в России», не хотят чрезмерно тратиться на электронный документооборот и готовы часть документов подписывать на бумаге.

ПЭП Госуслуги не получится использовать для:

договоров о материальной ответственности,

трудовых договоров и согласия на перевод,

договоров об образовании сотрудников,

заявления об увольнении и отзыва такого заявления.

ознакомления сотрудников с уведомлением об изменении условий трудового договора или документом о применении дисциплинарного взыскания.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

УНЭП — это две связанных между собой комбинации символов: ключ ЭП и ключ проверки ЭП. УНЭП отличается от простых электронных подписей тем, что она позволяет:

определить, кто подписал документ,

выяснить, вносились ли изменения в документ после его подписания.

Функционал позволяет использовать УНЭП и для подписания кадровых документов. Однако работать с ней могут только компании, где электронный документооборот налажен через информационную систему работодателя. Порядок проверки такой подписи работодатель и сотрудник определяют по соглашению сторон (ст. 22.3 ТК РФ).

НЭП и КЭП Госключ

Госключ — это бесплатная электронная подпись от государства. С ней можно работать через любую систему информационную систему работодателя. В Госключе можно оформить как НЭП, так и КЭП.

Такой подписью работник может подписать любой документ, но для этого ему понадобится подтвержденная учетная запись на Госуслугах. А при наличии смартфона с модулем NFC и загранпаспорта нового образца с биометрией вы оформите усиленную квалифицированную подпись Госключа.

Ключ ЭП хранится на смартфоне, поэтому сотруднику не обязательно быть на рабочем месте, чтобы подписывать документы. Удобно и то, что такой подписью можно подписать сразу несколько документов. Представьте: работник вернулся из отпуска, на ознакомлении у него скопились десятки документов. Вместо того, чтобы ставить подпись после изучения каждого документа, сотрудник может сначала все прочитать, а потом подтвердить ознакомление в один клик.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

УКЭП — самый защищенный вид электронной подписи. Для ее формирования используют средства криптографической защиты информации, сертифицированные ФСБ РФ, а ключ проверки подписи указывают в квалифицированном сертификате. В сертификате также указывают, кто, когда и кому выдал УКЭП. Ключ и сертификат электронной подписи можно записать на токен (защищенную флешку) или смарт-карту.

УКЭП можно подписать любой документ — и он будет иметь юридическую силу. Правда и стоит оформление такой подписи дороже остальных, а процесс получения — сложнее. Из-за этого работодатели стремятся не оформлять всем универсальную УКЭП, а подбирают сотрудникам разные виды подписей, достаточные для выполнения их задач.

Для удобства собрали ключевые характеристики разных видов ЭЦП в таблицу

Важно: есть миф, что для перехода на электронный документооборот нужно всем работникам выпускать УКЭП — а это дорого и долго. Из-за этого компании продолжают тратить время и деньги на подписание и хранение бумажной документации. Но это заблуждение.

Эксперты 1C-WiseAdvice подчеркивают, что для большинства сотрудников достаточно оформить бесплатную УНЭП Госключ. При этом система КЭДО EmplDocs by WiseAdvice поддерживает все виды подписей и позволяет в любой момент подключить другую ЭП, если это понадобится.

Подписывайте кадровые документы любым удобным способом

EmplDocs поддерживает все виды электронных подписей, а также мобильное приложение Госключ и ПЭП портала «Работа в России».

Как получить электронную подпись сотруднику

Порядок получения электронной подписи сотрудника зависит от вида ЭП.

Как оформить простую электронную подпись

Как оформить неквалифицированную электронную подпись на сотрудника

НЭП для сотрудника выпускает работодатель. Такую подпись можно записать на флешку или хранить в облаке.

НЭП Госключ работник получает самостоятельно через мобильное приложение «Госключ». После регистрации через учетную запись на Госуслугах приложение потребует создать уникальный пароль, который будет работать только на этом мобильном устройстве.

Как оформить усиленную квалифицированную электронную подпись

Среди квалифицированных электронных подписей проще всего выпустить КЭП Госключ. Для этого достаточно:

подтвердить личность с помощью биометрии или действующего загранпаспорта нового образца и телефона с NFC.

С УКЭП Госключ сотрудник сможет подписывать документы с телефона.

Алгоритм получения других УКЭП более сложный. Разберем порядок по шагам.

Шаг 1: подготовить пакет документов.

заявление на выпуск электронной подписи,

документ с подтверждением полномочий.

Шаг 2: лично обратиться в Удостоверяющий центр (УЦ) или подать заявку удаленно, например, через Госуслуги.

УЦ подойдет не любой — все зависит от того, где трудится работник. Так, получить ЭП на сотрудников юрлиц можно в аккредитованных УЦ, их список размещен

на сайте Минцифры

. В УЦ ФНС — подписи для ИП и его сотрудников, а в УЦ Казначейства — подписи сотрудников организаций для торгов и других представителей госсектора.

Работодатель за свой счет выпускает УКЭП сотрудникам или же возмещает расходы, если тот сам оформлял подпись для работы в этой компании.

Организация может сама стать УЦ, чтобы выдавать подписи своим сотрудникам. Такое решение может быть удобным для крупной корпорации или группы партнеров. Для этого необходимо иметь собственный капитал в размере двух млрд руб. или больше. Минимальной суммой капитала может быть и один млрд руб., если компания получит лицензию ФСБ и будет соответствовать другим требованиям Закона об электронной подписи (ст. 16).

Как сотруднику работать с электронной подписью в 2024 году

Сотрудник организации может подписывать документы от своего лица, а может — от лица компании, если это предусматривает его должность. В электронном документообороте принцип тот же. Рассмотрим, чем отличаются ЭП физлица от ЭП компании, а также разберем частые вопросы и ошибки в работе с ними.

Как использовать электронную подпись сотрудника-физлица

Электронная подпись физлица означает, что документ подписывает конкретный человек. В ней нет указания на организацию, где он работает, поэтому сотрудник может использовать свою подпись и в личных целях в той мере, в какой позволяет вид ЭП.

Так, с помощью УНЭП Госключа можно:

подписать договор купли-продажи автомобиля на госуслугах;

заключить договоры кредитования, медицинских услуг и т.д.

УКЭП имеет юридическую силу собственноручной подписи, поэтому ее можно использовать практически в любой ситуации, например:

зарегистрировать в Росреестре сделку с недвижимостью;

подать документы на обучение;

зарегистрировать бизнес на сайте ФНС;

Как использовать электронную подпись компании

Для того, чтобы подписывать документы от лица компании, сотрудник получает специальную электронную подпись. В ней указывают данные этого сотрудника и организации, которую он представляет.

Это временный порядок. Когда его срок истечет, ЭП юрлиц перестанут действовать. Документы от лица компании будут подписывать сотрудники своей подписью, его право представлять интересы компании будет подтверждать специальная машиночитаемая доверенность (МЧД).

Пользоваться МЧД можно уже сейчас. Старт обязательной работы по новым правилам уже не раз переносили. Согласно

последним поправкам

сотрудники могут без доверенности подписывать документы от лица организации до 31 августа 2024 года. При этом электронную подпись юрлица нельзя получить с 1 сентября 2023 года.

Каким сотрудникам организации нужна личная ЭП

Даже если компания полностью перешла на КЭДО, большинству сотрудников достаточно оформить НЭП Госключ для выполнения своей обычной работы. Такой ЭП они смогут подписывать заявления на отпуск, формировать отчеты и заявки, подписывать локальные нормативные акты и т.д.

Личная УКЭП нужна тем, кто уполномочен подписывать или отправлять юридически значимые документы. Рассмотрим несколько примеров.

УКЭП нужна руководителю, чтобы от лица организации подписывать:

договоры о материальной ответственности,

трудовые договоры с сотрудниками и дополнительные соглашения к ним,

приказы о применении дисциплинарного взыскания,

ученические договоры и договоры на получении образования без отрыва или с отрывом от работы (ст. 22.3 ТК РФ).

Личная ЭП понадобится бухгалтеру для внешнего документооборота с госорганами, направления налоговых отчетов и других бухгалтерских документов.

Специалистам кадрового отдела может понадобиться личная УКЭП, чтобы от имени организации подписывать приказы, связанные с кадровым документооборотом. Перечень таких документов стоит закрепить в локальном нормативном акте и доверенности.

Юристам может понадобиться УКЭП для направления документов в суд и удаленного участия в заседании, подписания договоров и внешнего документооборота с контрагентами.

Частые вопросы о работе с ЭП сотрудника организации

Можно ли сотруднику использовать электронную подпись руководителя?

Такая практика распространена в организациях, но важно понимать последствия. За все документы, подписанные ЭП руководителя, ответственность будет на нем, даже если он их не подписывал и вообще не видел. Итогом могут стать ошибочные договоренности с контрагентами или преждевременное подписание документов, которые требовали доработки.

Представьте, Сотрудник от лица Компании с ошибками разместил документацию о закупках. По бумагам утверждающее лицо — руководитель, а на деле он даже не видел эту документацию. Заплатить штраф все равно придется тому, чья подпись стоит в документе.

Важно: удостоверяющий центр отзовет ЭП, если станет известно, что ей воспользовался кто-то кроме ее владельца, поскольку конфиденциальность ключа будет считаться нарушенной.
Если закрытый ключ УКЭП утерян, владелец должен сам сообщить об этом в УЦ в течение одного рабочего дня с момента обнаружения пропажи — центр отзовет сертификат и подписать документы этой подписью никто не сможет.
(Закон об ЭП, статья 10, ч. 1, п. 3)

Может ли сотрудник передать кому-либо свою ЭП?

Нельзя допускать, чтобы кто-то использовал чужую ЭП без согласия владельца. А вот запрета добровольно передать кому-либо свою ЭП в законе нет, как нет и наказания за передачу ЭП. Однако это не значит, что неблагоприятных последствий не будет. Если кто-то подпишет документ чужой ЭП, будет сложно доказать, что это сделал не владелец подписи. Вся ответственность за подписанные документы будет на нем, в том числе уголовная.

Важно правильно оформить оформить передачу полномочий подписывать документы от чьего-либо лица. Для внутреннего документооборота будет достаточно приказа, а вот для подписания документов за пределами компании понадобится МЧД.

Совет: идеальный вариант — оформить нужный вид ЭП каждому сотруднику, тогда и спорных ситуаций не возникнет. При подключении системы КЭДО EmplDocs специалисты WiseAdvice помогают определить, какую долю документооборота компания готова перевести в электронный вид и какой подписи будет достаточно для функционала каждого сотрудника.

Что делать с ЭП уволившегося сотрудника?

Предусмотреть иные правила в трудовом договоре или локальном нормативном акте нельзя — суд признает такие положения недействительными, а работодателя могут оштрафовать.

Можно ли оспорить электронную подпись?

Чем сильнее защищена ЭП, тем сложнее поставить под сомнение ее достоверность. Проще всего оспорить ПЭП, а вот для документа, подписанного УНЭП или УКЭП, понадобится серьезная и дорогостоящая экспертиза.

Взломать УКЭП почти невозможно — для этого нужны мощные вычислительные ресурсы. Доказывать, что владелец подписи на самом деле не подписывал оспариваемый документ, придется другими доводами помимо экспертизы. Так, не согласному с увольнением сотруднику удалось доказать, что в момент подписания документа он находился в другом месте — это подтвердил свидетель.

Важно: при рассмотрении подобных споров суды нередко проверяют:

есть ли в компании локальный нормативный акт о переходе на КЭДО;

ознакомлен ли с ним работник, с которым возник спор;

есть ли с ним соглашение о присоединении к КЭДО;

какой УЦ и когда выдавал подпись сотруднику и когда ее заблокировали;

как организовано хранение УКЭП в организации.

Крайне важно изначально соблюсти все тонкости перехода на КЭДО. Идеально, если подключение проводят профессионалы, с опытом в настройке КЭДО, разбираются в законодательстве и готовы проконсультировать по всем вопросам, связанным с ЭДО. Например, в EmplDocs работу системы настраивает целая команда внедрения.

Всё готово
для быстрого старта

Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований – мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе

Всё готово
для быстрого старта

Мы подготовим для вас необходимый пакет ЛНА по КЭДО, а преднастроенные шаблоны заявок и маршруты согласований позволят сразу приступить к работе

Кому она понадобится и как с ней работать

Что такое машиночитаемая доверенность

По сути МЧД — это аналог бумажной доверенности, но для электронной подписи. Она подтверждает полномочия лица подписывать документы от имени юрлица или ИП.

Файл с МЧД имеет специальный формат XML, который позволяет распознать информацию о доверителе и его представителе в информационной системе. Его прикрепляют к комплекту документов вместе с ЭП физлица.

До 31 августа 2024 года сотрудники все еще могут подписывать документы от имени организации без МЧД. Для этого у них должна быть электронная подпись юрлица. Выпустить такую подпись нельзя с 1 сентября 2023 года, поэтому тем, у кого закончится действие сертификата, придется перейти на новый порядок до даты обязательного старта. При желании использовать МЧД можно и раньше — доверенность будет иметь юридическую силу.

Как выпустить машиночитаемую доверенность

Машиночитаемую доверенность может выдать только тот, кто имеет право без доверенности действовать от имени организации. Это может быть собственник бизнеса или директор компании.

Заполнить МЧД можно на сайте ФНС в формате XML или через ЛК организации на Госуслугах.

информацию о доверителе (наименование, адрес, ИНН, ОГРН и КПП организации, ФИО и СНИЛС руководителя);

информацию о работнике (ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН);

обязанности уполномоченного лица,

срок действия доверенности.

Затем собственник или руководитель должен подписать МЧД своей УКЭП (приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858). После этого доверенности будет присвоен идентификационный номер. Для использования МЧД в КЭДО ее нужно загрузить в информационную систему, которую используют в организации, или указывать идентификационный номер доверенности при обмене документами через стороннюю систему.

Если изучить статистику по выпуску и регистрации КЭП и МЧД, можно увидеть уверенный тренд на цифровизацию кадровых процессов. Это значит, что настанет момент, когда каждой компании придется выпускать электронные подписи для сотрудников. Даже если сейчас по какой-либо причине организация еще не перешла на КЭДО, стоит держать руку на пульсе и следить за изменениями в законодательстве в этой части и за актуальными предложениями.

Сейчас существует несколько видов ЭП, которые можно подобрать с учетом функционала сотрудника. Оформить ЭП сотруднику — обязанность работодателя. Он же должен принять решение, какая именно нужна подпись.

Важный момент, который нужно учесть — поддерживает ли информационная система компании выбранный вид подписи. Оптимальный вариант — продумать, какие подписи нужны сотрудникам сразу при переходе на кадровый ЭДО.

Система EmplDocs поддерживает все виды подписей и устанавливается в 1С:ЗУП как расширение. Через EmplDocs by WiseAdvice можно не только организовать кадровый ЭДО, но и автоматизировать кадровую рутину: составлять графики отпусков и следить за их соблюдением, отслеживать процесс согласования и подписания документов, массово отправлять сотрудникам ЛНА на обязательное ознакомление и т.д. Это сделает бизнес-процессы в компании еще более удобными, эффективными и прозрачными.

А вы готовы прокачать свои кадровые процессы?

Наши статьи

«Бесплатный сыр» – не только в мышеловке. Госключ как средство ЭП на примере EmplDocs

Кейс внедрения КЭДО в крупной строительной компании. Подробный расчёт в цифрах внутри.

Работа с кадровыми документами

Создание и отправка документа

Для того чтобы создать новый документ:

1. Выберите пункт меню �Все сервисы� – �Электронный кадровый документооборот� – �Сводная страница�.
2. Нажмите на кнопку �Создать документ� в блоке �Исходящие документы�.
3. В появившемся модальном окне выберите способ создания документа и нажмите на кнопку:
   • �Создать документ� для создания нового документа с помощью интерактивного конструктора.
   • �Загрузить документ� для загрузки нового документа с компьютера.

• Выберите группу и вид документа. Система загрузит шаблон, в котором нужно заполнить пустые поля.

  Вы можете сохранить заполняемый документ, как шаблон, чтобы использовать его в будущем при создании однотипных документов.

• После успешной загрузки, документ сохранится как проект и будет готов к дальнейшим действиям.

Подписание входящих документов

Для того чтобы подписать входящий документ:

1. Выберите пункт меню �Все сервисы� – �Электронный кадровый документооборот� – �Входящие документы�.
2. На странице входящих документов нажмите на название нужного документа для ознакомления с ним.
3. Ознакомившись с документом, нажмите на кнопку �Подписать�.
4. В открывшемся модальном окне выберите способ подписи и нажмите кнопку �Подписать�. При успешном подписании, документ примет статус �Подписан�.

Your browser doesn’t support HTML5 video tag.

Работа с кадровыми документами

Для того чтобы создать новый документ:

1. Выберите пункт меню �Все сервисы� – �Электронный кадровый документооборот� – �Сводная страница�.
2. Нажмите на кнопку �Создать документ� в блоке �Исходящие документы�.
3. В появившемся модальном окне выберите способ создания документа и нажмите на кнопку:
   • �Создать документ� для создания нового документа с помощью интерактивного конструктора.
   • �Загрузить документ� для загрузки нового документа с компьютера.

• Выберите группу и вид документа. Система загрузит шаблон, в котором нужно заполнить пустые поля.

  Вы можете сохранить заполняемый документ как шаблон, чтобы использовать его в будущем при создании однотипных документов.

• После успешной загрузки, документ сохранится как проект и будет готов к дальнейшим действиям.

Визирование и отправка документа

При создании документа любым из вышеперечисленных способов вы можете составить маршрут согласования, если перед отправкой конечному адресату документу требуется согласование определённым кругом лиц. Для этого:

1. Нажмите кнопку �Добавить согласующих� на форме создания документа. Появится выпадающий список, где вы можете найти и выбрать согласующего.

2. Для удаления лишних согласующих, нажмите на крестик справа от выпадающего списка. Система будет отправлять документ согласующим последовательно, поэтому отдельно обратите внимание на то, в каком порядке будет происходить согласование.

   Порядок согласования можно изменить с помощью стрелочек слева от выпадающего списка с согласующими.

Для отправки документа требуется его подписать. Для этого:

1. Нажмите на кнопку �Подписать�.
2. В открывшемся модальном окне выберите способ подписи и нажмите кнопку �Подписать�. Успешно подписанный документ примет статус �Проект/Подписан�.

Для отправки документа:

1. Нажмите на кнопку �Направить�. Вы перейдёте на страницу отправки документа.
2. Выберите адресата, напишите сопроводительное письмо и нажмите кнопку �Направить�.

Если при создании документа вы добавляли согласующих, документ уйдет по поставленному порядку согласования. Вы можете в любой момент посмотреть, на каком этапе согласования находится документ. Для этого:

1. Перейдите на страницу исходящих документов и откройте интересующий вас кадровый документ.
2. На странице документа в блоке �История документа� вы увидите, кто согласовал и на каком этапе находится кадровый документ.

Если при создании документа вы не ставили согласующих, то он уйдет конечному адресату.

При получении документа на согласование его можно согласовать или отклонить с помощью соответствующих кнопок, а также сопроводить решение комментарием.

Подписание входящих документов

Для того чтобы подписать входящий документ:

1. Выберите пункт меню �Все сервисы� – �Электронный кадровый документооборот� – �Входящие документы�.
2. На странице входящих документов нажмите на название нужного документа для ознакомления с ним.
3. Ознакомившись с документом, нажмите на кнопку �Подписать�.
4. В открывшемся модальном окне выберите способ подписи и нажмите кнопку �Подписать�. При успешном подписании, документ примет статус �Подписан�.

Your browser doesn’t support HTML5 video tag.

Присоединение работника к электронному кадровому документообороту

1. Выбрать пункт меню �Все сервисы� – �Электронный кадровый документооборот� – �Сводная страница�.
2. Нажать на кнопку �Создать новый� в блоке �Исходящие документы�.
3. В открывшемся модальном окне выбрать пункт �Создать документ�.
4. Выбрать группу документа – �Прием на работу�, вид документа – �Согласие к осуществлению ЭКДО�.
5. Заполнить все необходимые поля и нажать кнопку �Сохранить документ�. Далее необходимо подписать документ.

Для направления согласия к осуществлению ЭКДО необходимо:

1. Выбрать пункт меню �Электронный кадровый документооборот�.
2. Перейти в раздел �Исходящие документы�.
3. Найти ранее подписанный документ.
4. Нажать на кнопку �Отправить�.
5. В открывшемся окне установить чек-бокс �Адресат не найден�.
6. Заполнить поля �СНИЛС получателя� и �Адрес электронной почты получателя�.
7. Нажать на кнопку �Отправить�.

Your browser doesn’t support HTML5 video tag.

Настройка прав пользователя на группы и виды документов

Создание группы пользователей и добавление участников

Для создания новой группы доступа ЭКДО необходимо:

1. Выбрать пункт меню �Компания� – �Сотрудники компании�.
2. Перейти во вкладку �Группа доступа ЭКДО�.
3. Нажать на кнопку �Создать группу�.
4. В открывшемся модальном окне указать наименование группы в поле �Название�.
5. Нажмите на кнопку �Создать�.

Вы можете: открыть группу и посмотреть участников, переименовать ранее созданную группу, изменить участников и удалить группу.

Для добавления участников в группу:

1. Нажмите на троеточие в колонке �Действие� и выберите пункт �Присоединить пользователя�.
2. В появившемся модальном окне выберите из выпадающего списка нужных пользователей и нажмите на кнопку �Добавить�.

Успешно добавленные пользователи будут отображаться в таблице на странице группы.

Настройка прав доступа группы к документам

1. На странице �Сотрудники компании�, на вкладке �Группа доступа ЭКДО� перейдите в ранее созданную группу.
2. На странице группы перейдите на вкладку �Права доступа к документам�.
3. Установите чекбоксы в соответствии с тем, какие действия для каких видов документов вы хотите разрешить данной группе.
4. После завершения нажмите на кнопку �Сохранить�.

Your browser doesn’t support HTML5 video tag.

Долгосрочное хранение подписанных кадровых документов

Модуль долгосрочного хранения подписанных кадровых документов предназначен для удобного хранения, поиска и скачивания документов, которые Работодатель или Сотрудник поместили в архив. Документы из архива будут доступны для зарегистрированных пользователей портала, даже не подключенных к ЭКДО.

Для поиска документов в модуле предусмотрены следующие фильтры:

• Поиск по номеру или наименованию документа – поиск по наименованию или номеру документа.
• Дата создания документа – поиск по дате создания или диапазону дат.
• Работник – поиск по Работникам, с возможностью выбрать более чем 1 значение из списка.
• Поиск по СНИЛС – поиск по страховому номеру индивидуального лицевого счета Работника.

Для проверки электронного кадрового документа на соответствие требованиям приказа Минтруда РФ от 20.11.2022 № 578н в подсистеме ЭКДО существует сервис проверки электронных кадровых документов.

Для получения доступа к веб-сервису проверки, необходимо сгенерировать API-токен, для этого:

1. На странице �Сервис проверки электронных кадровых документов� выберите действие �Сгенерируйте API-токен�.
2. На странице �Как получить перечень шаблонов отчётных форм� укажите регион и центр занятости населения (ЦЗН) (можно выбрать любой регион и центр занятости населения).
3. Нажмите �Получить API-токен�.
4. Для того, чтобы скопировать токен, нажмите действие �Скопировать�.

Your browser doesn’t support HTML5 video tag.

Использование API электронного кадрового документооборота

Для получения токена для работы с API ЭКДО необходимо:

1. Авторизоваться на портале �Работа России� как представитель организации.
2. Выбрать меню �Все сервисы�, расположенное сверху над логотипом портала �Работа России� – �Электронный кадровый документооборот� – �API-токен�.
3. Нажать на кнопку �Получить API-токен�.

Your browser doesn’t support HTML5 video tag.

Регистрация в системе электронных паспортов может быть выполнена несколькими способами:

• Регистрация при помощи Госуслуг.
• Анонимная регистрация.
• Регистрация при помощи электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Регистрация на портале без Госуслуг

Получить Выписку из ЭПТС без регистрации Вы можете тут: https://elpts-info.ru/elpts-pay/

Получить электронную цифровую подпись физ лица можно в течение 2-х рабочих дней в любом удостоверяющем центре. Для получения электронной подписи необходим паспорт и СНИЛС.

Список удостоверяющих центров:

Стоимость услуги получения ЭЦП для физ лица от 1500 руб. Получить электронную подпись невозможно без посещения офиса УЦ для подписания документов.

Установка ЭЦП

После получения электронной подписи Вам необходимо установить ЭЦП в вашу систему.

Откройте программу КриптоПро и перейдите на вкладку Сервис. Нажмите на кнопку Просмотреть сертификаты в контейнере.

Откроется окно выбора контейнера с сертификатом. Нажмите кнопку Обзор и выберите свой контейнер. Нажмите ОК.

Если контейнер не отображается, то Вам вероятно необходимо установить драйвер RuToken: https://www.rutoken.ru/support/download/windows/

Отобразится окно с просмотром Вашего сертификата. Проверьте срок действия и нажмите Установить. Сертификат будет добавлен в Вашу систему.

Установка плагина

Подробная инструкция по установке плагина для системы Windows: https://docs.cryptopro.ru/cades/plugin/plugin-installation-windows

Инструкция по установке в операционной системе MacOS: https://docs.cryptopro.ru/cades/plugin/plugin-installation-macos

Регистрация по ЭЦП

Перейдите на портал СЭП: https://portal.elpts.ru и нажмите на вкладку Регистрация. Выберите пункт Регистрация физ. лица по электронной подписи.

На следующем экране нажмите значок КриптоПро, как показано на рисунке ниже.

Пролистайте страницу вниз и выделите галочку в самом низу “Я согласен” в разделе Согласие на обработку персональных данных и нажмите Продолжить.

На запрос операции с ключами — нажмите Да.

Если у Вас несколько сертификатов в системе, то выберите свой действующий сертификат и нажмите Продолжить, иначе Вы сразу перейдете к следующему этапу.

Откроется страница подтверждения Email, ввода пароля и ввода проверочного кода.

Введите Ваш Email, ранее не использовавшийся на портале, и нажмите Подтвердить. Скопируйте код, отправленный на Вашу почту, введите его в указанное поле и нажмите Подтвердить.

Статус E-mail (личный адрес электронной почты) перейдет в статус Подтвержден.

Придумайте пароль, соответствующий требованиям системы. Если у Вас не получается придумать пароль, воспользуйтесь генератором пароля: https://elpts-info.ru/generator-password-dly-portal-elpts/

Введите пароль, не забудьте сохранить его в текстовой блокнот, введите символы с картинки и нажмите “Далее — УЗ ФЛ“

Заполните все поля профиля физического лица, вводите все данные в точности как указано в Вашем паспорте.

Республика, Город, Населенный пункт необходимо подобрать из выпадающего списка. Улица прописывается вручную. Дом, корпус вводятся через запятую. Номер помещения (квартира).

Вход по ЭЦП физ лица

Вход необходимо производить через значок КРИПТОПРО.

Примите оферты (Договор оказания услуг) для работы в АС СЭП, Вы перейдете в личный кабинет физического лица.

После получения статуса безработного или без практики по учету безработицы, вы можете подать заявление о регистрации на бирже труда через портал «Работа в России» или через портал Госуслуги. При регистрации вам необходимо указать все свои персональные данные и информацию о предыдущих местах работы. Также, вам будет предложено заполнить данные о вашем образовании и профессиональных навыках.