Отчетность в россии сроки

Документ

Постановление Правительства РФ от 31. 2020 № 2401

Комментарий

Информацию о занятости на портале “Работа в России” работодатели обязаны размещать до 31 марта 2021 года. Это предусмотрено п. 4 постановления Правительства РФ от 12. 2020 № 486. Этим же документом утверждены Временные правила  представления работодателями информации о занятости.

Ранее планировалось, что отчитываться через упомянутый портал работодатели должны до 31 декабря 2020 года. Однако Правительство РФ постановлением от 31. 2020 № 2401 продлило этот срок еще на три месяца.

Напомним, Временные правила были утверждены во время карантинных мер на территории РФ весной 2020 года в связи с приостановкой деятельности ряда отраслей, увольнением работников, объявлением на многих предприятиях простоя и т. Чтобы оперативно отслеживать занятость сотрудников и количество высвобождаемых мест, работодателей обязали в режиме реального времени (не позднее рабочего дня, следующего за днем определенного кадрового события или организационного изменения) размещать на портале “Работа в России” данные о (п. 3, 5 Временных правил):

• ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем;
• сокращении численности или штата работников;
• возможном расторжении трудовых договоров и т. п.

Подробно об этом мы писали здесь и здесь.

Конкретный перечень представляемой работодателями информации содержится в Приложении № 1 к приказу Минтруда России от 30. 2014 № 1207.

Из статьи вы узнаете:

• Какие сведения и когда нужно подавать в службу занятости
• Новые обязанности работодателей
• Как размещать сведения на портале «Работа в России»
• Как могут наказать за невыполнение новых правил

Сдавать отчеты в службу занятости — не новая обязанность для работодателей. Уже давно следует сдавать отчеты в определенных случаях (п. 2 и п. 3 ст. 25 Закона Российской Федерации «О занятости населения в Российской Федерации» (далее — Закон о занятости) от 19. 1991 № 1032-1). Формы представления сведений утверждены приказом Минтруда от 26. 2022 № 24, они действуют с 11 февраля 2022 года.

Вид сведений Срок подачи

О принятии решения о ликвидации организации или прекращении деятельности ИП, сокращении численности или штата работников и возможном расторжении трудовых договоров (приложение № 1). Если решение о сокращении численности или штата работников организации может привести к массовому увольнению работников(п. 2 ст. 25 Закона о занятости)
 Не позднее чем за два месяца — организация-работодатель
Не позднее чем за две недели до начала проведения соответствующих мероприятий — ИП-работодатель
Не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий
О введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, а также о приостановке производства (приложение № 2)(п. 2 ст. 25 Закона о занятости)
 В течение трех рабочих дней после принятия решения
Сведения о применении в отношении работодателя процедур банкротства (приложение № 3). Информация для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов (приложение № 4)(п. 3 ст. 25 Закона о занятости)
 Ежемесячно
Информация о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов (приложение № 5)(п. 3 ст. 25 Закона о занятости)
 Ежемесячно

В конце 2021 года Правительство РФ опубликовало Постановление, а в нем — правила, которые регламентируют, как, когда и какие сведения должен подавать работодатель в службу занятости с 1 января 2022 года (Постановление Правительства РФ от 30. 2021 № 2576). Рассмотрим, что изменилось.

Утвердили способы подачи сведений из п. 3 ст. 25 Закона о занятости (см. в таблице):

• размещать на единой цифровой платформе «Работа в России»;
• представлять непосредственно в службу занятости;
• подавать почтовым отправлением с описью вложения;
• отправлять в виде электронного документа.

Утвердили перечень работодателей, которые обязаны размещать сведения из п. 3 ст. 25 Закона о занятости на портале «Работа в России» и не могут передавать их другими способами:

• работодатели, у которых среднесписочная численность работников за прошлый год превышает 25 человек;
• органы госвласти РФ, госвласти субъектов РФ, местного самоуправления;
• государственные и муниципальные учреждения, унитарные предприятия;
• юридические лица, в уставном капитале которых есть доля РФ, субъекта РФ или муниципального образования.

Для работодателей из предыдущего пункта добавили обязанность размещать на портале «Работа в России» новые сведения (п. 2 ст. 25 Закона о занятости):

• о потребностях в работниках и об условиях их привлечения;
• наличии свободных рабочих мест и вакантных должностях;
• наличии специальных рабочих мест, оборудованных (оснащенных) для работы инвалидов.

Что такое единая цифровая платформа

С 1 июля 2021 года единой цифровой платформой в сфере занятости населения считается портал «Работа в России» (Федеральный Закон от 28. 2021 № 219 ФЗ). Он — федеральная государственная информационная система (ст. 2 Закона о занятости).

Шаг 1. Зарегистрироваться на портале

Информацию о свободных рабочих местах и вакантных должностях из п. 2 ст. 25 Закона работодатель может опубликовать сам либо обратиться за помощью к кадровому агентству, службе занятости или сотрудникам МФЦ.

Чтобы добавить их самостоятельно, нужно нажать кнопку «Добавить вакансию» и заполнить 10 разделов. В некоторых полях можно выбирать сведения из базы данных, в других — следует вносить самим. Затем нажать кнопку «Сохранить и опубликовать». Вакансии не должны содержать информацию и условия, которые бы дискриминировали работника (п. 6 ст. 25 Закона о занятости).

Для информации о рабочих местах для инвалидов порядок тот же. Дополнительно в разделе «Данные по вакансии» в пункте «Возможность работы для социально незащищенных групп» в виде раскрывающегося списка можно выбрать социально-незащищенные группы, которым будет доступна данная вакансия. Здесь же можно указать, предусматривает ли вакансия трудоустройство инвалидов по квоте или нет.

Вакансия появится в течение одного дня после того, как администраторы портала проверяет введенные данные.

Шаг 3. Работа с соискателями

Искать работников на портале можно несколькими способами:

• Самостоятельно в разделе «Поиск работников»: установить необходимые фильтры и искать среди кандидатов, которые разместили информацию о себе на портале.
• Воспользоваться бесплатной государственной услугой по подбору сотрудников в разделе личного кабинета «Помощь в подборе сотрудников». В инструкции на портале «Работа в России» подробно описано как ее получить.

Если работодатель принимает человека, которого направила служба занятости, то в течение пяти дней должен сообщить об этом на цифровой платформе (п. 25 Закона о занятости). Пока эта функция на портале недоступна. Отметку нужно сделать в бумажном направлении, которое кандидату выдала служба занятости.

Обязательно ли брать кандидатов с портала «Работа в России»?

Нет. Соискатели, которые откликнулись на вакансию на единой цифровой платформе и на любых других площадках по поиску работы имеют одинаковый шанс трудоустройства (п. 1 ст. 26 Закона о занятости).

Однако, когда работодатель отказывает кандидату от службы занятости, то должен ее уведомить на цифровой платформе о дне проведенных переговоров, о вариантах подходящей работы и причине отказа (п. 5 ст. 25 Закона о занятости)

Шаг 4. Публикация отчетов на едином цифровом портале

Как публиковать сведения из п. 3 ст. 25 Закона РФ служба занятости пояснила в конце января 2022 года. Делать это нужно в пункте меню «Формы отчетности» на вкладке «Заполнение отчетов». Формы отчетности утверждены Приказом Министерства труда и соцзащиты РФ «О проведении оперативного мониторинга в целях обеспечения занятости населения» от 26. 2022 № 24 и размещены на Портале «Работа в России».

После того, как работодатель заполнит все необходимые данные, отчет проверят сотрудники службы центра занятости. Если они найдут недочеты или неточности, то рядом с отчетом отобразится статус «Отправлено на корректировку» и станет доступна кнопка «Отредактировать». Если у ведомства вопросов нет, то появится статус «Принято».

Перед подачей отчета в ваш центр занятости, уточните его требования, так как в каждом регионе правила отличаются: некоторые разрешают не подавать сведения при отсутствии данных, а другие требуют ежемесячно сдавать нуевые отчеты. В то же время, поскольку законом предусмотрено ежемесячное представление сведений, отчеты можно подать с нулевыми показателями и это не будет ошибкой. Центр занятости может принять или отклонить его, если он будет не нужен.

Игнорировать новую обязанность опасно, так как специалисты Роструда могут узнать о вакансиях работодателя через другие платформы. Если работодатель не предоставит эти данные, сделает это несвоевременно, неполно или искаженно, то может получить штраф от 3 000 до 5 000 рублей (ст. 7 КоАП).

Ольга Касмынина, ведущий менеджер по кадровому учету
Ирина Алексеенко, специалист по документообороту

Не пропустите новые

публикации

Работодатели со свободными местами в штатном расписании должны подавать отчет о вакансиях в службу занятости. Все компании и ИП, у которых больше 25 сотрудников, обязаны делать это через портал «Работа России». Эксперты системы Контур. Экстерн рассказали, какие еще отчеты размещать на портале, в какие сроки и в каком порядке.

Что такое портал «Работа России»Портал «Работа России» или trudvsem. ru — это государственная информационная система Роструда. Он помогает соискателям находить работу, а работодателям пополнять штат. Базовые функции портала для работодателей включают:

• просмотр резюме и услуга подбора сотрудников;
• набор на квотируемые рабочие места;
• отправка отчетов в службу занятости;
• получение субсидий за трудоустройство безработных;
• шаблоны кадровых документов;
• организованный набор иностранных сотрудников.

С 1 января 2023 года на сайте можно будет формировать, подписывать и хранить договоры ГПХ на выполнение работ и оказание услуг, прохождение практики, стажировки, обучения, авторские договоры. На бумаге их дублировать не нужно.

Кто должен отчитываться на портале «Работа России»Подавать информацию через госпортал «Работа России» должны все работодатели, у которых выполнено одно из условий (п. 5 постановления Правительства от 30. 2021 № 2576):

• организации и ИП со среднесписочной численностью сотрудников за прошлый календарный год более 25 человек и вновь созданные организации с такой численностью;
• органы государственной власти РФ, субъектов РФ и местного самоуправления;
• организации с долей участия РФ, субъекта или муниципалитета;
• государственные и муниципальные учреждения, унитарные предприятия.

Остальные работодатели тоже имеют право отчитываться через портал, но не обязаны этого делать. Они могут подать все отчеты в службу занятости лично, почтой или в форме электронных документов через интернет. Какие данные нужно размещать на порталеВ службу занятости подавать отчеты следует уже давно, но вот их размещение на портале — новая обязанность. Подать через «Работу России» можно следующие формы:

• сведения о ликвидации или сокращении численности;
• информация о профессиональной реабилитации и содействии занятости инвалидов;
• сведения о введении режима неполного рабочего дня, приостановке и об организации дистанционной работы;
• информация о рабочих местах для трудоустройства инвалидов.

О том, когда и в каком порядке подавать отчеты, написано в Законе о занятости (п. 2, 3 ст. 25 Закона от 19. 1991 № 1032-1). Формы утверждены Министерством труда в приказах от 26. 2022 № 24 и от 20. 2021 № 738н.

Сервис поможет заполнить форму правильно: подскажет название профессии по общероссийскому классификатору, даст несколько сфер деятельности на выбор, советы по заполнению полей.

Данные о вакансии, которые нужно заполнить на портале, соответствуют приложению 9 к приказу Минтруда от 20. 2021 № 738н. Форма на сайте «Работа России» включает следующие разделы:

• Должностные обязанности» можно заполнить автоматически, если выбрать профстандарт в предыдущем разделе. Если такого нет, заполните его самостоятельно, обозначив основные задачи сотрудника.
• Требования к кандидату»: опишите основные требования к навыкам, квалификации, опыту работы, образованию, языкам.

• Ключевые навыки»: выберите навык и уровень владения. Можно выбрать из списка так называемые hard- и soft-skills.
• Дополнительные требования»: медкнижка, водительские права, сертификаты. Тут же можно составить и разместить тестовое задание.
• Предварительное видеоинтервью»: добавьте сценарий и получите ответы на свои вопросы еще до собеседования.
• Данные по вакансии»: график работы, рабочее время, тип занятости, количество рабочих мест, возможности карьерного роста, вредные условия труда, возможность трудоустройства инвалидов.

• Премии и бонусы»: виды и размеры премий в рублях или процентах, бонусы в виде ДМС, компенсаций питания и занятий спортом, путевок в санатории.
• Социальный пакет»: переобучение и стипендия, компенсации проезда, предоставление жилья при переезде.
• Контактные данные» кадровика, который будет обрабатывать вакансию. Достаточно указать ФИО, но если решите раскрыть больше информации, то можете запретить просмотр незарегистрированным пользователям.

С 26 апреля 2022 года размещать вакансии можно и на других ресурсах. Обязанность при этом будет считаться выполненной. Вакансии автоматически «подтянутся» на портал, так что работодатель получит отклики и от посетителей сайта, на котором вакансия размещена, и от кандидатов с trudvsem. Перечень таких сайтов будет опубликован на портале «Работа России» (постановление Правительства от 16. 2022 № 675).

Шаг 3. Работать с откликамиВсе отклики будут собираться в личном кабинете. Вы сможете изучить резюме кандидата, ознакомиться с тестовым заданием или видеоинтервью, если они были предусмотрены, и пригласить соискателя на собеседование. Это можно сделать прямо через портал, сообщив адрес в сообщениях или назначив онлайн-встречу. Шаг 4. Уведомить по итогам собеседованияСообщить о результатах собеседования можно, отправив уведомление через личный кабинет. Если собеседование вы провели с безработным, которого направила служба занятости, то о приеме или отказе нужно уведомить ЦЗН в течение пяти дней. Шаг 5. Снять вакансию с публикацииВакансию нужно обновлять хотя бы раз в месяц, иначе ее снимут с публикации автоматически. Закрыв ставку, не забудьте удалить вакансию самостоятельно, чтобы не получать лишние отклики. Что будет, если не подать отчет о вакансияхЕсли работодатель не опубликует вакансии на портале и не подаст бумажную форму в ЦЗН (если не обязан делать это через портал), государство посчитает, что сотрудники ему не нужны и вакансий нет (п. 29 Правил, утв. постановлением Правительства от 25. 2015 № 885). Но мы не рекомендуем скрывать вакансии, даже если вы хотите закрыть их вне конкурса или просто не планировали показывать. Минтруда уже готовит разъяснения, в которых подробнее расскажет про порядок и сроки сдачи отчета. Уже сообщили, что за непредставление сведений на работодателей будет наложена административная ответственность по ст. 7 КоАП РФ:

• штраф на должностное лицо —300 — 500 рублей;
• штраф на юридическое лицо —3 000 — 5 000 рублей.

Если вакансии есть, но вы не планируете никого на них приглашать, лучше пересмотреть штатное расписание. Такие рекомендации дали на сайте онлайнинспекция.

Какие новые обязанности возлагаются на работодателей

С января 2022 года в силу вступили поправки, внесенные законом от 28. 2021 № 219-ФЗ в законом «О занятости населения» от 19. 1991 № 1032-1.

Поправки внесены с целью содействия трудоустройству населения и предполагают возложение на российских работодателей ряда новых обязанностей.

Во-вторых, работодателям придется уведомлять службу занятости о результатах собеседования с претендентами, которые направлены к ним из Центра занятости населения (ЦЗН). Это позволит отслеживать, соблюдают ли зарегистрированные в Центре занятости лица условие, согласно которому они обязаны проходить собеседования на предложенные центром вакантные места.

В-третьих, работодатель должен соблюдать квоту по приему на работу лиц с инвалидностью.

Кто из работодателей обязан соблюдать новые требования

Требования, установленные законом от 28. 2021 № 219-ФЗ, касаются не всех российских работодателей.

Так, размещать сведения на портале «Работа в России» обязаны (п. 2 ст. 25 закона от 19. 1991 № 1032-1):

• компании и ИП со среднесписочной численностью работников за год, предшествующий размещению (т. е. в 2022 году — за 2021 год), более 25 человек;
• вновь созданные компании или ИП со среднесписочной численностью работников более 25 человек;
• госорганы, субъекты и органы местного самоуправления;
• государственные и муниципальные учреждения (ГУП, МУП);
• компании с долей госучастия (любой процент).

Если работодатель подпадает под вышеуказанные категории, то с 01. 2022 он обязан размещать на портале следующую информацию (п. 1 ст. 25 закона от 19. 1991 № 1032-1):

• о наличии вакансий (с указанием условий привлечения соискателей);
• о рабочих местах для инвалидов.

Информация размещается через личный кабинет, который работодатель должен завести на портале «Работа в России».

На указанную почту придет ссылка, по которой нужно пройти для подтверждения регистрации.

Для удобства работодателей на портал можно зайти через Госуслуги.

Сроки, в которые нужно разместить информацию о вакансиях, самостоятельно устанавливают субъекты РФ. Уточнить эту информацию можно на официальном сайте ЦЗН своего региона.

Помимо трудоустройства обычных граждан работодатели обязаны соблюдать квоты по трудоустройству инвалидов. Этого требует закон «О социальной защите инвалидов» от 24. 1995 № 181.

Квоты установлены в следующем размере:

• для организаций со штатной численностью от 35 до  100 человек — не выше 3% от численности;
• для организаций с численностью персонала свыше  100 человек — 2–4% от численности.

Установленные квоты работодатели должны будут начать соблюдать с 01. 2022. Исполнение квоты подразумевает заключение с лицом с инвалидностью трудового договора.

Итоги

С 01. 2022 работодатели со штатом более 25 человек и некоторые другие категории организаций обязаны размещать информацию о вакансиях на портале «Работа в России». С 01. 2022 необходимо соблюдать квоты по трудоустройству лиц с инвалидностью.

Всё о порядке заключения трудовых договоров можно узнать в нашей рубрике «Трудовой договор».

Рекомендации по заполнению “Конструктора резюме” на Портале “Работа в России”

В соответствии с законодательством* заявление о постановке на учёт в качестве безработного подаётся гражданином в электронной форме в личном кабинете на портале “Работа в России” www. trudvsem. К заявлению необходимо прикрепить резюме, заполненное там же в “Конструкторе резюме”.

*Постановление Правительства РФ от 08. 2020 № 460  “Об утверждении Временных правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и в качестве безработных”,  действует до 31. 2020 года.

Специалисты ЦЗН ежедневно осуществляют модерацию резюме, если Ваше резюме не размещено на портале, в Личный кабинет на Портале придёт уведомление о том, что оно отклонено, а на Вашу электронную почту будет направлено письмо с комментариями по доработке резюме. С основными ошибками, по которым резюме отклоняется, а также с подробной видео-инструкцией по составлению резюме Вы можете ознакомиться на нашем сайте “подробнее”.

Размещение резюме на Портале “Работа в России” абсолютно безопасно для пользователей, ведь просматривать резюме могут только реальные проверенные работодатели по всей России.

Наличие резюме – гарантированный успех при трудоустройстве! Однако в период, когда конкуренция среди соискателей особенно велика, необходимо заявить о себе так, чтобы на Ваше резюме, размещённое на портале «Работа в России» Вы получили максимум откликов потенциальных работодателей. Не секрет, что наиболее эффективным способом поиска работы является размещение резюме на работных сайтах. Одним из таких сайтов является общероссийская база вакансий «Работа в России» трудвсем.

Видео-инструкция по заполнению резюме на Портале “Работа в России” (нажать на ссылку для перехода)

Преимущества портала «Работа в России»:

– бесплатное размещение резюме,

– большая база работодателей.

Для Вашего удобства на портале создан «Конструктор резюме». На что обратить внимание при его заполнении?

• Тщательно подберите фото портретной зоны. Помните, первое впечатление может стать решающим в вопросе трудоустройства.
• Укажите наименование профессии, по которой ищете работу. Начните вводить и система предложит подходящие значения в соответствии с общероссийским классификатором профессий, если названия Вашей профессии в классификаторе нет, укажите общепринятое название профессии.
• В графе “Желаемая должность” необходимо указать наименование специальности, по которой Вы ищете работу (именно оно будет отображаться в заголовке Вашего резюме, доступное для просмотра работодателем).  При модерации отклоняются резюме, содержащие орфографические ошибки в названии профессии, а также, если вместо профессии указано «любая работа», «удалённая работа», «работа по специальности» и т.п.
• В графе «Сфера деятельности» выберите из справочника сферу деятельности, соответствующую искомой профессии.
• Историю трудовой деятельности необходимо заполнить в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего места работы. При описании основных обязанностей, сделайте акцент на опыте, который имеет отношение к искомой должности.
• Укажите базовое образование и обязательно занесите информацию о дополнительном образовании, краткосрочных курсах, непосредственно связанных с искомой должностью.
• Особое внимание уделите блоку для описания личностных и профессиональных качеств. Напишите не менее трех качеств, характеризующих Вас как работника. Избегайте шаблонов – креативность и стрессоустойчивость способны заинтересовать не каждого работодателя.

На портале Вы можете разместить сразу несколько резюме. И помните: полнота и качество заполненного резюме – залог успеха при поиске работы. Рекомендуем сосредоточиться на рациональном подходе, взвесить то, что Вы можете/умеете делать и то, что Вы хотите делать. Не торопитесь при составлении резюме, уделите время на обдуманное его составление и у Вас будут все шансы на получение работы своей мечты!

СОВЕТ: Представьте себя на месте работодателя, посмотрите на составленное Вами резюме глазами работодателя. Достаточна ли информация, изложенная в резюме, не возникает ли дополнительных вопросов, нет ли информации, способной “оттолкнуть” работодателя.

Почему важно уделить время составлению резюме и воспользоваться консультацией эксперта?

– Резюме выделит Вас на фоне других соискателей, привлечёт внимание работодателя;

– качественное резюме станет Вашей визитной карточкой; презентует Вас как специалиста;

– содержательное резюме значительно облегчит процесс собеседования;

– наличие фото даст дополнительные преимущества оказаться в числе первых кандидатов на привлекательную должность.

Создайте резюме на Портале «Работа в России» – и работа Вашей мечты сама найдёт Вас!

Профконсультанты Центра занятости населения помогут Вам подобрать оптимальный вид занятости, уточнят запрос на подбор работы, дадут советы по грамотной презентации себя при помощи резюме. Запишитесь на консультацию, контакты на нашем сайте

Общероссийская база вакансий

По всем вопросам обращайтесь к администрации сайта.

Президент России В. Путин подписал Федеральный закон от 22. 2021 № 377-ФЗ, позволяющий создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Что нужно знать работникам про электронные документы, связанные с работой? Как работодателям организовать работу с электронными документами по кадрам по новым правилам и сколько им будет стоить переход на кадровый ЭДО (ЭКДО), рассказываем в этом материале про электронный кадровый документооборот: Закон от 22. 2021 № 377-ФЗ и новую ст. 1 ТК РФ.

Как было

До 22 ноября 2021 года у работодателей по Трудовому кодексу РФ не было законных оснований оформлять кадровые документы только в электронном виде. К ним относились, например, трудовой и ученический договоры, договор о материальной ответственности и ещё порядка 30 видов других кадровых документов.

Всем давно было очевидно, что сфера трудовых отношений давно отстаёт в своей цифровизации.

Три новых статьи ТК РФ о кадровом ЭДО

Федеральный закон от 22. 2021 № 377-ФЗ с 22 ноября 2021 года ввёл в ТК РФ следующие новые статьи:

В ст. 1 ТК РФ дано определение кадрового ЭДО (электронного документооборота в сфере трудовых отношений):

Это понятие в полной мере распространяется и на лиц, поступающих на работу.

По обновленным правилам работодателям разрешено вводить кадровый ЭДО в том числе в отношении дистанционных работников (ст. 312. 1 ТК РФ в ред. Закона № 377-ФЗ).

Отметим, что помимо введения в ТК РФ новых статей, Закон № 377-ФЗ установил новые правила оформления приема на работу, изменив ч. 1 и изъяв ч. 2 ст. 68 ТК РФ. По новым правилам прием на работу оформляют не приказом (распоряжением) работодателя, а трудовым договором.

То есть, теперь приказ о приеме на работу можно не оформлять. Если же работодатель решил издать такой приказ, его содержание должно соответствовать условиям трудового договора.

Содержание новых статей ТК РФ раскроем в следующих разделах.

Переход на кадровый ЭДО

В ч. 1 ст. 2 ТК РФ прописано, что «работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота». Получается, что в настоящее время закон не обязывает в безусловном порядке переходить на кадровый ЭДО. Такое решение каждая организация принимает самостоятельно.

2 варианта кадрового ЭДО

Для организации кадрового ЭДО работодатель может использовать следующие информационные системы (ст. 1 ТК РФ):

• платформу «Работа в России», в том числе с доступом через сайт Госуслуг;
• собственную инфосистему (ИС), позволяющую подписывать электронные документы по нормам ТК РФ, хранить их, а также фиксировать факт их получения работником и работодателем.

В итоге, работники могут через применяемую в компании ИС предоставлять работодателю и получать от него электронные документы, а также знакомиться с ними.

Закон не заставляет работодателей в обязательном порядке создавать собственную ИС для кадрового ЭДО, но и не запрещает такой формы взаимодействия с работниками.

Документы-исключения

Требования, установленные новыми статьями ТК РФ, применяют в отношении документов, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством.

При этом новые ст. 1 – 22. 3 ТК РФ не применяют в отношении:

• трудовых книжек и электронных сведений о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД, СТД-Р);
• акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказа (распоряжения) об увольнении работника;
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в т. ч. лично подписываемых работником.

Электронные подписи на портале «Работа в России»

С переходом на ЭКДО на первый план выходит применение электронной подписи и её необходимый вид.

Работодатели могут подписывать электронные кадровые документы на платформе «Работа в России» с помощью усиленной квалифицированной (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП), выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Работникам разрешено подписывать электронные документы на этом портале с помощью:

• УКЭП;
• УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства;
• простой ЭП, ключ которой получен при личной явке получателя в порядке, определенном Правительством РФ.

Электронные подписи для собственной инфосистемы

Работники и работодатели могут применять УКЭП во всех случаях и для всех кадровых электронных документов. А для отдельных документов этот вид подписи обязателен (ст. 3 ТК РФ).

Электронные подписи работодателя

Иные электронные кадровые документы работодатель может подписывать как УКЭП, так и с помощью неквалифицированных электронных подписей.

Электронные подписи работников

Для работников предусмотрены другие требования по виду электронной подписи для подписания электронных кадровых документов (ст. 3 ТК РФ).

При подписании иных электронных документов работник помимо УКЭП и УНЭП может применять простую ЭП (при оформлении специального соглашения между работником и работодателем).

Приказ о переходе на кадровый ЭДО

Если работодатель решил применять кадровый ЭДО, ему нужно издать приказ или иной локальный акт, в котором указать (ст. 2 ТК РФ):

• сведения об инфосистеме, с использованием которой будет происходить кадровый ЭДО;
• порядок доступа к ней (при необходимости);
• перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых применяется кадровый ЭДО;
• срок уведомления работников о переходе на кадровый ЭДО и сведения о дате его введения (не ранее даты истечения срока указанного уведомления).

Работодателю также нужно разработать и утвердить порядок кадрового ЭДО, в котором прописать:

• сроки и периодичность подписания работником электронных документов и/или ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника;
• порядок проведения инструктажа по вопросам применения кадрового ЭДО (при необходимости);
• исключительные случаи, при которых допустимо оформление электронных документов на бумажном носителе;
• порядок взаимодействия работодателя с профсоюзным органом и комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Приказ о введении кадрового ЭДО и порядок его применения нужно согласовать с профсоюзом (при его наличии в компании).

Согласие работников

Работодатель, решивший применять кадровый ЭДО, должен уведомить каждого работника об этом в срок, указанный в приказе.

Работник имеет право согласиться или отказаться от применения кадрового ЭДО. Согласие оформляют в письменной форме. Закон позволяет отказавшемуся работнику впоследствии передумать и дать такое согласие (ст. 2 ТК РФ).

Вновь принимаемых на работу сотрудников работодателю нужно проинформировать о применении кадрового ЭДО.

Порядок получения согласия на применение кадрового ЭДО зависит от того, есть у работника стаж на 31. 2021 или нет:

• У работника есть стаж на 31.12.2021. Значит, он вправе дать согласие на применение кадрового ЭДО (в т. ч. в электронном виде). При этом отсутствие согласия приравнено к отказу работника и сохраняется право дать согласие в последующем.
• Сотрудник принят на работу после 31.12.2021 и у него отсутствует трудовой стаж. Тогда согласие на применение кадрового ЭДО не нужно.

Как же быть с теми работниками, которые не дали согласия на применение кадрового ЭДО? Законодатели предусмотрели, что работодателю надлежит безвозмездно выдавать им заверенные надлежащим образом бумажные документы, связанные с работой в компании.

Нюансы для новичков

Лица, поступающие на работу к применяющему кадровый ЭДО работодателю, вправе (ст. 2 ТК РФ):

• для заключения трудового договора предоставлять документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в форме, согласованной с работодателем – бумажной или электронной;
• знакомиться с коллективным договором, правилами внутр. труд. распорядка и иными локальными актами, связанными с трудовой деятельностью в электронной форме.

Лица, поступающие на работу (как и действующие сотрудники) могут подписывать электронные кадровые документы УКЭП, которая была получена ими ранее самостоятельно.

Если у работника нет электронной подписи, расходы на ее получение и использование оплачивает работодатель.

Детали электронного взаимодействия

Работники и поступающие на работу лица вправе направлять в электронной форме работодателю предусмотренные ТК РФ заявления, уведомления и сообщения, если в их отношении у данного работодателя имеет место электронный документооборот. Они считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.

Работник вправе подать работодателю заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных копий, несколькими способами:

• в письменной форме;
• через ИС работодателя или платформу «Работа в России» (при их использовании работодателем);
• по адресу электронной почты работодателя.

Работодатель обязан безвозмездно выдать документы/заверенные копии в течение 3-х рабочих дней со дня подачи такого заявления.

Если в отношении документов применяется кадровый ЭДО, их нужно выдать в форме, указанной работником в заявлении. Это может быть:

• заверенная бумажная копия электронного документа;
• электронный документ, в т. ч. путем размещения на Госуслугах (если ИС работодателя взаимодействует с ними);
• электронный документ, размещенный в личном кабинете работника на портале «Работа в России» (если работодатель его использует).

Сохранность документов работодатель должен обеспечить в течение сроков, установленных Росархивом.

Сроки перехода на ЭКДО

Большинство изменений, внесенных в ТК РФ Федеральным законом № 377-ФЗ, действуют с 22 ноября 2021 года ─ даты его опубликования. А для участников эксперимента по переходу на электронные кадровые документы еще раньше ─ с 16. 2021 (сразу после окончания эксперимента) с завершением перехода на кадровый ЭДО до 01. 2022.

Отдельный срок предусмотрен для начала применения единых требований к составу и форматам электронных документов, который разработает Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом ─ с 1 марта 2023 года. Этот переходный период нужен, чтобы компаниям и ИП доработать и развить своё программное обеспечение. При этом документы, сформированные в информационной системе работодателя до вступления в силу единых форматов Минтруда, имеют юридическую силу.

Новые положения ТК РФ о взаимодействии платформы «Работа в России» и ИС работодателя с Госуслугами применяют с 1 сентября 2022 года (ст. 2 Закона № 377-ФЗ).

Что нужно знать про форматы электронных кадровых документов

Как было сказано, Минтруд России утверждает единые требования к формам (составу обязательных типов данных) и форматам базовых электронных документов, определяющих условия трудовых отношений. Это нужно для:

• повышения эффективности электронного документооборота работников, работодателей, госорганов;
• проактивного (без заявлений и т. п.) обеспечения соблюдения трудового законодательства;
• передачи электронных документов, связанных с работой, из инфосистемы работодателя в личный кабинет работника на платформу «Работа в России»;
• предоставления в единообразном формате электронных документов в контрольно-надзорные и иные органы.

В частности, Минтруд устанавливает требования к форматам и формам электронных документов, формируемых в информационных системах работодателей. Это трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, ученические договоры, договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы и др. Для иных электронных документов Минтруд утверждает требования только к их электронным форматам.

В любом случае обязательное условие – машиночитаемость форматов таких документов. Соблюдение данных требований к форматам кадровых документов позволяет:

• обеспечить межведомственное электронное информационное взаимодействие;
• при формировании документов исключить часть нарушений трудового законодательства;
• проводить автоматизированным способом контроль трудовых отношений;
• формировать аналитическую информацию за счет автоматизированной обработки электронных кадровых документов.

Известно, что в рамках развития платформы «Работа в России» Роструд обеспечит разработку и утверждение форм и форматов для всех электронных документов, используемых в рамках эталонных моделей (бизнес-схем) документирования процессов в сфере трудовых отношений, обеспечивающих предотвращение нарушений трудового законодательства.

Эти модели будут предусматривать применение форматно-логического и контроля по параметрам не только к отдельно взятым кадровым документам и данным в них, но и цепочкам связанных документов. В том числе – последовательности и срокам их формирования.

Указанные модели вместе с формами и форматами позволят работодателю предупреждать нарушения трудового законодательства уже на этапе формирования документов. Нарушения могут возникать в силу недостаточной правовой подготовки сотрудника, ведущего кадровое делопроизводство, или случайной ошибки.

Реализованные на платформе «Работа в России» эталонные модели (бизнес-схемы) процессов трудовых отношений будут носить рекомендательный характер и для информационных систем работодателей.

Также см. «Критерии отнесения работодателей к категориям риска с 2021 года и что это значит».

Расходы работодателей

Работодатели и работники могут бесплатно использовать сервис «Электронный кадровый документооборот» на платформе «Работа в России».

Работодателям, организующим свою ИС для кадрового ЭДО, придется найти дополнительные деньги на ее создание и эксплуатацию, а также на создание, использование и хранение электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работников (ч. 8 ст. 1 ТК РФ).

Что даёт переход на ЭКДО

В частности, вот какие новые возможности и преимущества возникают с переходом на электронные документы по кадрам:

• удаленное трудоустройство – соискатель может подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор;
• работники могут без посещения кадровой службы подписывать документы, поданные ими или предназначенные для них, электронной подписью;
• быстрый доступ к необходимой документации;
• упрощение процедуры и повышение оперативности оформления трудовых отношений;
• сокращение рутинных операций кадрового делопроизводства;
• экономия трудовых и материальных ресурсов организации;
• большая сохранность документов;
• повышение эффективности защиты прав работников за счет прозрачности и открытости кадровых процедур.

В итоге, Закон № 377-ФЗ оптимизирует взаимодействие между работодателями и работниками, а также их представительными органами. Кроме того, он позволяет работникам оперативно получать государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где нужны данные от работодателя: необходимые сведения можно запросить через его информационную систему.

Отвечаем на основные вопросы

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (кадровый ЭДО/ЭКДО) ─ это создание, подписание, использование и хранение работодателем/работниками документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Обязан ли работодатель переходить на кадровый ЭДО

Не обязан, но вправе перейти.

Каким документом закреплены нормативные основы кадрового ЭДО

Вопросам кадрового ЭДО посвящены три новые статьи 22. 1 – 22. 3 ТК РФ в ред. Федерального закона от 22. 2021 № 377-ФЗ.

Как работодателю перейти на кадровый ЭДО

Нужно определиться с подходящей для него ИС (на платформе «Работа в России» или в собственной системе), издать приказ о переходе на кадровый ЭДО, разработать порядок использования кадрового ЭДО в компании, получить письменные согласия от работников и т.

Сколько придется потратить работодателю на кадровый ЭДО

Сервисом на платформе «Работа в России» работодатели и работники могут пользоваться бесплатно. Дополнительные затраты возникнут, если работодатель решит создать собственную ИС для кадрового ЭДО ─ на ее создание и эксплуатацию, а также на создание, использование и хранение электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работников.

Заключение

Хотим успокоить: изменения в ТК РФ, внесённые рассмотренным Законом № 377-ФЗ, не устанавливают новые обязательные требования для работодателей и работников. Решение о переходе на электронный документооборот организация принимает самостоятельно.

Trudvsem или Работа в России — это онлайн биржа труда, на которой каждый безработный может подыскать себе работу. Также этот сервис открыт и для работодателей, нуждающихся в сотрудниках. Сервис тесно связан с Госуслугами и помогает тем, кто получил статус временно безработного.

• Регистрация на Госуслугах через онлайн банк
• Регистрация на Госуслугах через центр обслуживания
• Как удалить свой профиль на Работа в России

Кто может зарегистрироваться на Работа в России?

Если у вас нет профиля на Госуслугах, то нужно его создать, прежде, чем регистрироваться на Работа в России. Для регистрации на Госуслугах есть несколько способов. Рассмотрим их.

Регистрация на Госуслугах через онлайн банк

Это самый удобный и быстрый способ регистрации на портале Госуслуг. Он подойдёт большинству граждан. Для этого вы должны быть клиентом одного из следующих банков, и иметь на смартфоне установленное приложение вашего банка.

Зарегистрируйтесь в приложении вашего банка и найдите в его интерфейсе возможность регистрации в Госуслугах — в зависимости от банка, эта функция может быть размещена в разных местах приложения, но это будет интуитивно понятно. После регистрации Госуслуги получит от приложения банка необходимую информацию о вас — фамилию, имя и отчество, паспортные данные, СНИЛС, номер телефона. Проверка данных происходит в срок до 5 дней, но обычно занимает менее часа. После проверки данных ваш аккаунт на Госуслугах будет готов, и на свой телефон по СМС вы получите пароль для первой авторизации. После авторизации вы сможете изменить пароль.

Регистрация на Госуслугах через центр обслуживания

• Найдите подходящий центр обслуживания, который удобен вам географически. Это можно сделать на интерактивной карте. Изучите режим работы центра обслуживания и придите в него в рабочие часы.
• С собой обязательно возьмите паспорт и СНИЛС.
• Также сотрудник ЦО попросит у вас номер телефона и электронную почту.
• Он самостоятельно внесёт все ваши данные и создаст вам личный кабинет на Госуслугах.
• Ваши документы будут проверены в течение пяти дней. Но чаще это происходит в течение первого часа.

После регистрации на сервисе Работа в России, вам нужно будет создать резюме. Об этом рассказывается в этом видео.

Как зарегистрироваться в Работа России работодателю

• Переключитесь во вкладку «Для работодателей».
• Заполните форму регистрации: укажите электронную почту, фамилию, имя и отчество, придумайте пароль и укажите его дважды.

Как удалить свой профиль на Работа в России

Соискателю возможность удаления профиля не доступна. Если соискатель нашёл работу, то ему нужно просто удалить ранее опубликованные резюме (если они были опубликованы), чтобы не получать предложения от других соискателей.

Кстати, работодателю тоже не обязательно удалять профиль, если сотрудник был найден. Для этого достаточно удалить вакансию. А профиль может пригодиться в будущем для поиска новых сотрудников. Удаление обычно происходит в случае внесения не верных данных организаций.