06 октября 2023 (14:05)
Все больше работодателей применяют электронный кадровый документооборот. Причем в недалеком будущем переход на кадровый ЭДО станет повсеместным. В связи с этим у работодателей возникает множество вопросов по поводу перехода на кадровый ЭДО и порядка оформления электронных документов в сфере трудовых отношений. В статье дадим ответы на самые частые вопросы по теме кадрового ЭДО.
Развитие электронного документооборота в России становится всё более интенсивным. Перевод документов в электронный формат имеет ряд значительных преимуществ, поэтому цифровизация кадрового делопроизводства была лишь вопросом времени. Изменения в трудовом законодательстве позволили работодателям вести кадровую документацию в электронном виде без дублирования на бумажных носителях. Но делают ли они обязательным кадровый электронный документооборот? Почему КЭДО вообще должен быть обязательным? Как это повлияет на кадровое делопроизводство?
Рассказываем, обязателен ли кадровый электронный документооборот и почему его следует организовать уже сейчас.
Кадровый центр «Работа России» Липецкой области признан лучшим в стране. Оргкомитет II Всероссийского конкурса в сфере занятости утвердил победителей в трёх номинациях: «Лучший Центр занятости населения России», «Лучший специалист ЦЗН», «Лучший проект ЦЗН». Липецкая область – единственный регион страны, где победители представлены во всех номинациях.
Из 39 заявок в номинации «Лучший центр занятости России» в финал вышли семь центров занятости. Первым среди них стал Грязинский отдел ЦЗН Липецкой области. В номинации «Лучший специалист ЦЗН» категории «Профконсультант» жюри оценивало мастерство специалистов по профориентации, социальной адаптации и психологической поддержке. Второе место заняла Марина Соколова из Липецкой области.
В номинации «Лучший проект Центра занятости» из 33 поданных на конкурс заявок в категории «Служба занятости – лидер модернизации» третье место у проекта «Счастливый сотрудник – счастливый клиент» службы занятости населения Липецкой области.
«Конкурс профмастерства в сфере содействия занятости в этом году проводился второй раз. Он даёт возможность не только изучения, но и тиражирования самого интересного опыта работы. Безусловно, мы рады, что наш опыт признали лучшим, и уверены, что это не последняя награда», –прокомментировала заместитель губернатора Липецкой области Ольга Белоглазова. Всего на конкурс были поданы 132 заявки. Чтобы определить финалистов, члены жюри проанализировали 609 документов, 130 видео, столько же фото. По всей России проходит «перезагрузка» службы занятости – открываются новые современные кадровые центры, меняется формат услуг и подход к их оказанию. В Липецкой области до конц
«За этим стоит большая работа. Липецкая служба занятости прошла полную перезагрузку. До конца года модернизируем все кадровые центры региона», – подчеркивает губернатор Липецкой области Игорь Артамонов.
Вам также может быть интересно
Когда закончится эксперимент и переход будет обязательным для всех?
Изначально предполагалось, что эксперимент завершится 31 марта 2021 года. Но позже эксперимент продлили — до 15 ноября 2021 года (Закон от 24.03.2021 г. № 53-ФЗ). За это время чиновники должны внести в ТК корректировки, чтобы подготовить работодателей к полномасштабному переходу на кадровый ЭДО.
На данный момент Госдума рассматривает проект закона № 1162885-7 о кадровом электронном документообороте, который приняли в первом чтении. Планируется, что он начнет действовать с 16 ноября 2021 года. Но в этом законе не указана обязанность работодателей переходить на кадровый электронный документооборот. Они будут также сами принимать решение о том, переходить или нет, и если да — то какие кадровые документы переводить в электронный вид.
Может ли работодатель с 2022 года обязать всех сотрудников участвовать в кадровом ЭДО?
В проекте закона № 1162885-7 такая возможность предусмотрена, но не для всех случаев. Работодатель может применить кадровый ЭДО ко всем сотрудникам, если письменный отказ выразили меньше 50% работников. Тогда работодатель издает внутренний документ, в котором предусматривается обязательное участие в кадровом электронном документообороте всех сотрудников без исключения.
Когда станет обязательным кадровый электронный документооборот
Обязательным кадровый электронный документооборот пока что не является. Требовать обязательный КЭДО от работодателей власти посчитали нецелесообразным, поскольку на момент соответствующих изменений в трудовом законодательстве многие компании всё ещё вели документы в бумажном виде. Сейчас работодатель вправе самостоятельно определиться, будет ли компания переходить на КЭДО.
Если работодатель примет решение о переходе на кадровый ЭДО, ему обязательно следует оповестить сотрудников. Для подключения сотрудника к кадровому электронному документообороту необходимо его согласие. Однако оно не потребуется от работников, которые будут впервые устраиваться на работу после 31 декабря 2021 года. Такие сотрудники будут подключены в обязательном порядке, если КЭДО организован в компании.
Кроме того, внедрение кадрового ЭДО работодателем может быть предусмотрено коллективным договором для всей организации, если подавляющая часть сотрудников согласится перейти на новую систему. Расходы на оформление электронных подписей для сотрудников работодатель обязан взять на себя.
Согласно поправкам в ст. 68 ТК РФ, приказ об устройстве на работу перестал быть обязательным документом — подтверждением наличия трудовых отношений будет служить трудовой договор.
Для подписания вышеперечисленных документов работодатель может использовать только квалифицированную электронную подпись. Работнику разрешается использовать неквалифицированную ЭП.
В бумажном виде остаются приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, а также документы о прохождении работником инструктажа по охране труда.
Кадровый электронный документооборот обязателен будет так или иначе. В рамках программы цифровой трансформации в социальной сфере, утверждённой Правительством РФ 8 ноября 2021 года, переход работодателей на электронный кадровый документооборот будет повсеместным. Изначально ввести обязательный КЭДО по прогнозам Минтруда планировалось до 2024 года.
Действующий сейчас эксперимент по организации КЭДО перед его обязательным внедрением завершится 31 мая 2024 года, а отчёт по нему будет представлен до конца июня 2024 года. Исходя из этого можно предположить, что для компаний обязательного перехода на КЭДО с использованием «Работы в России» до конца 2024 года не будет.
Также определён срок технической доработки платформы «Работа в России» для обработки больших данных, который не выходит за рамки 2024 года. Если отзыв о платформе будет положительным, то с 1 января 2025 года могут быть внесены изменения в порядок её обязательного применения «Работа в России» для всех работодателей без исключения.
Таким образом, обязательного перехода на КЭДО не будет до конца 2024 года.
Однако подготовиться к нему стоит уже сейчас.
Может ли работодатель, перешедший на кадровый электронный документооборот, требовать от соискателей предоставить ЭЦП для трудоустройства?
Нет, он не вправе это делать. Расходы по внедрению данного ЭДО, а также по оформлению, получению и использованию ЭЦП сотрудников несут работодатели.
Если у соискателя нет ЭЦП, то работодатель не вправе ее требовать для трудоустройства. Отсутствие у соискателя ЭЦП — не основание для отказа в заключении трудового договора (ч. 11 ст. 5 Закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ).
Какие электронные документы нужно будет дублировать на бумаге после перехода на кадровый ЭДО?
Если кадровый ЭДО был тотальным для компании, то никакие не нужно дублировать на бумаге. Если документ указан в перечне видов документов, которые оформляются в электронном формате, то в бумажном виде его формировать не требуется.
Когда компания будет должна перейти на кадровый ЭДО?
На данный момент сроки перехода на кадровый ЭДО не определены. Также не установлена обязанность работодателей применять этот вид ЭДО в своей деятельности. В настоящее время по кадровому электронному документообороту проводится только эксперимент (Закон от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ).
Работодатели добровольно принимают участие в этом эксперименте. Кроме того, они самостоятельно устанавливают перечень документов, по которым применяется электронная форма, и выбирают подразделения, в которых ведется эксперимент.
Как подготовиться к обязательному кадровому ЭДО
Андрей Журавлёв
руководитель направления Кадровый ЭДО, Калуга Астрал
Как подготовиться к обязательному КЭДО? На что обратить внимание?
Чтобы начать взаимодействовать с сотрудниками по кадровым вопросам через ЭДО, необходимо обеспечить работникам доступ к электронным документам через интернет и оформить на персонал электронные подписи. В КЭДО работник становится полноправным участником документооборота с доступом к своим документам. Поэтому также потребуется внести соответствующие изменения в политику информационной безопасности компании.
А когда КЭДО станет обязательным? Действительно ли нужно готовиться?
Законодательно пока не обозначена дата тотального перехода на КЭДО. Уже сейчас видны тенденции для выполнения функций контроля со стороны регулятора. Обязательный кадровый ЭДО неизбежен, и у организаций пока достаточно времени для подготовки к этому событию.
Астрал разработала сервис, который позволит компаниям организовать электронный кадровый документооборот, выпустить цифровые подписи для сотрудников и создать все необходимые условия для быстрой и удобной дистанционной обработки документов.
Обязательно ли сотруднику оформлять усиленную ЭЦП или можно простую?
Если ЭДО по кадрам ведется через систему работодателя, то оформление усиленной ЭЦП — обязательно. В данном случае законодательством установлено использование либо усиленной квалифицированной ЭЦП, либо усиленной неквалифицированной ЭЦП сотрудника.
Сколько времени должны храниться электронные кадровые документы?
Электронные кадровые документы должны храниться в течение сроков, которые установлены законодательством об архивном деле (ч. 5 ст. 5 Закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ). Конкретные сроки хранения кадровой документации обозначены в Приказе Росархива от 20.12.2019 г. №236 и зависят от вида документа и времени его оформления или создания.
К примеру, документы о дисциплинарных взысканиях или об обработке персональных данных должны храниться не меньше 3-х лет. Если работодатель прекращает деятельности, то электронные документы также передаются в архивы.
Может ли работник использовать ранее оформленную ЭЦП у нового работодателя?
Может. В новой статье 22.1 ТК сказано, что сотрудник или соискатель имеет право использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную ЭЦП при взаимодействии с новым работодателем.
При вводе кадрового ЭДО бумажные приказы не подписываются? Тогда какой документ будет подтверждать ознакомление работника с ними?
При переходе на кадровый ЭДО исключается необходимость подписывать бумажные документы. Если требуется, чтобы сотрудники были ознакомлены с ними под подпись, тогда подтверждение ознакомления — это сам электронный приказ, в котором будет ЭЦП сотрудника.
Пилотные проекты по внедрению кадрового электронного документооборота
5 мая 2020 года по инициативе Минтруда РФ стартовал эксперимент по кадровому электронному документообороту. Основанием для этого стал Федеральный закон от 24 апреля 2020 года № 122-ФЗ. Участие в эксперименте позволяло любой организации полностью отказаться от документов на бумаге. Участники получали право вести всю кадровую документацию в электронном формате с возможностью заверять документы любым видом подписи, за исключением трудового договора, который разрешалось подписывать только квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью.
Эксперимент по внедрению обязательного КЭДО представляет интерес для многих работодателей, поскольку в период пандемии им приходится подписывать кадровые документы с работниками дистанционно. Кроме того, это совпало с проводимой государством последовательной цифровизацией многих сфер жизни, в том числе сферы социально-трудовых отношений. Например:
- большинство госуслуг теперь можно получить в режиме онлайн;
- трудовые книжки для впервые устроившихся на работу сотрудников с 1 января 2021 года оформляются только в электронном виде;
- при проведении проверок надзорные органы всё чаще запрашивают электронные документы и т.д.
Изначально планировалось, что эксперимент будет завершён 31 марта 2021 года, однако затем его продлили до 15 ноября 2021 года. Результатом эксперимента стали изменения в трудовом законодательстве, позволяющие всем работодателям перейти на электронный кадровый документооборот на постоянной основе.
Следующий эксперимент по переходу на КЭДО в отдельных органах государственной власти перед его обязательным внедрением стартовал 1 июня 2023 года.
Основным отличием нового эксперимента от предыдущего стал тот факт, что федеральные органы в пилоте обязательно должны использовать Единую информационную систему управления кадровым составом государственной гражданской службы РФ (ЕИСУКС). Коммерческие организации при проведении эксперимента могли собственную инфосистему или платформу «Работа в России». Некоторые эксперты предполагают, что «Работа в России» может стать основной цифровой платформой КЭДО для государственных и коммерческих работодателей в будущем. Но обязательным применение платформы не станет, поскольку работодателям позволено, помимо этого, использовать собственные инфосистемы или сторонние решения.
Будут ли действительными электронные документы, оформленные в рамках эксперимента, после его окончания?
Да, документы, сформированные в период проведения эксперимента на основании Закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ, будут иметь такую же юридическую силу, как и аналогичные документы, оформленные на бумаге и подписанные собственноручной подписью.
Кадровый электронный документооборот
29 апреля 2021 года в Госдуму на рассмотрение был внесён законопроект, дополняющий ТК РФ статьёй 22.1, которая закрепляет возможность оформления и применения кадровых документов в электронном виде без необходимости дублировать их на бумаге. Цель изменений — создание больших возможностей для удалённого трудоустройства.
Внесение поправок в Трудовой кодекс РФ позволяет гражданам устроиться на работу в другом городе и подписать трудовой договор, не посещая офис. Документы, необходимые отделу кадров, можно будет визировать дистанционно с помощью электронной подписи.
По задумке инициаторов законопроекта, для организации кадрового ЭДО будет использоваться цифровая платформа «Работа России», на которой работодатели смогут создавать и хранить кадровые документы. Подключиться к ней можно будет через портал «Госуслуги», либо через информационную систему работодателя, при условии, что она соответствует требованиям ТК РФ.
По результатам рассмотрения законопроекта, Президентом РФ Владимиром Путиным подписан Федеральный закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ.
Изменения в трудовом законодательстве, позволяющие организациям перейти на электронный документооборот, вступают в силу в следующем порядке:
- для организаций, участвовавших в эксперименте, — с 16 ноября 2021 года;
- для остальных организаций — с даты публикации Федерального закона № 377-ФЗ.
Что нужно сделать для перехода на кадровый ЭДО?
Сначала требуется утвердить перечень видов документов, которые будут переводиться в электронный формат. Также определяются подразделения, которые перейдут на кадровый ЭДО.
После этого не позже одного месяц до перехода на ЭДО по кадрам нужно каждому сотруднику направит письменное уведомление с указанием о переходе и об их праве отказаться от него. По согласившимся сотрудникам составляется и утверждается список.
Далее нужно скорректировать коллективный договор и внутреннюю документацию, регламентирующие порядок ведения кадрового документооборота, а также разработать и утвердить новые внутренние документы, касающиеся использования ЭЦП работодателем и сотрудниками.
Кроме того, требуется утвердить акт, который будет определять правила обработки работодателем электронных документов, которые связаны с работой и кадрами и содержат их персональные сведения. Также нужно ознакомить сотрудников под подпись с внутренней документацией компании, которая связана с переходом на кадровый электронный документооборот (ч. 2 ст. 5 Закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ).
Должен ли быть обязательным кадровый электронный документооборот
Цифровизация стала основным вектором развития в различных сферах хозяйствования. Это позволило бизнесу перевести немалую часть документов в электронный формат, сократив тем самым объём работы с бумажными документами. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) значительно упростил работу сотрудников, став незаменимым и даже в некоторых случаях обязательным инструментом кадрового делопроизводства. Тем не менее какие-то организации всё ещё совмещают использование документов на бумаге и в электронном формате, что нередко вызывает сложности в сортировке, обеспечении надёжности хранения и тому подобном.
Работа с электронными документами имеет немало преимущество, в числе которых:
Сокращение расходов.
В отличие от бумажного делопроизводства ЭДО не требует затрат на бумагу и печать, а отправка документов обойдётся в 5-7 раз дешевле.
Оптимизация работы внутри предприятия.
Переход на электронный документооборот позволяет сохранить документы в электронном архиве, доступ к которому возможен с любого устройства. Поиск по базе данных в отличие от поиска в бумажном архиве занимает всего несколько секунд.
Ускорение бизнес-процессов.
На отправку бумажных документов уходят не только средства, но и время. С переходом на электронный документооборот скорость передачи документов станет почти мгновенной. Сэкономленное время можно запланировать на другие задачи..
Контроль над документооборотом.
Отследить документ и его статус в системе ЭДО значительно проще. Файлы с документами практически невозможно потерять, поскольку их копии регулярно сохраняются на сервере. Передача данных осуществляется по защищённым каналам, поэтому посторонние не смогут получить доступ к ним.
Организация новых процессов по работе с персоналом.
Теперь сотрудники не привязаны к офису и можно существенно пересмотреть политику найма..
Ситуация с кадровыми документами аналогичная, поэтому понять, почему переход на электронный кадровый документооборот действительно необходим, нетрудно.
Трудовым законодательством РФ предусмотрено довольно большое количество документов, связанных с работой — более 80 типов. С учётом такого множества и нередко большого срока хранения документов (например, у трудовых договоров он составляет 75 или 50 лет, в зависимости от даты заключения договора) необходимость перехода на ЭДО обретает довольно острую форму.
И не только эти факторы стали одними из основных предпосылок. На ситуацию также повлияла пандемия коронавирусного заболевания, из-за которой многие перешли на удалённую работу. В 2020 году для работодателей «удалёнка» в условиях пандемии стала серьёзным стимулом для перехода на кадровый ЭДО.
Смогут ли сотрудники отказаться от перехода на кадровый ЭДО с 2022 года?
Да, они могут это сделать. Участие в кадровом электронном документообороте — право, а не обязанность сотрудников. Они вправе подать работодателю в течение месяца с момента принятия компанией решения об участии или с момента трудоустройства заявление, в котором выразить отказ от перехода на такой документооборот. Тогда с ними кадровые документы нужно оформлять в обычном виде — на бумаге.
Неполучение от сотрудника отказа считается его согласием на переход к кадровому ЭДО. Если же изначально был получен письменный отказ, то в последующем сотрудник может подать заявление с согласием на переход.
Кадровый центр «Работа России» информирует!
В соответствии с Правилами предоставления работодателем сведений и информации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 30.12.2021 года № 2576, информация о наличии вакансий предоставляется работодателем в органы службы занятости ежемесячно.
В силу вышеуказанных Правил, ЕЦП «Работа России» (trudvsem.ru) является приоритетной платформой для размещения вакансий. При размещении вакансий работодателем, помимо ЕЦП, на региональном портале Краснодарского края kubzan.ru, не допускается расхождение сведений о вакансиях со сведениями, размещенными на ЕЦП.
Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) проводит оперативный мониторинг, в ходе которого периодически выявляются расхождения сведений о количестве размещенных вакансий на ЕЦП «Работа России» и региональном портале Краснодарского края kubzan.ru.
В связи с этим и во избежание привлечения должностных лиц работодателя к административной ответственности, необходимо провести проверку размещенных сведений, их корректировку и актуализацию.
Обновление (актуализацию) вакансий работодателю необходимо проводить до истечения срока её размещения – 30 календарных дней.
Консультационную помощь по вопросам размещения сведений о вакансиях вам окажут по телефону 8 (8617) 63-65-69.
Выводы
Пока что организация кадрового ЭДО для работодателей не является обязательной мерой. Работодатель вправе самостоятельно решить, переводить ли кадровое делопроизводство в электронный вид. Однако планы правительства очевидны — КЭДО будет обязательным и это лишь вопрос времени. Поэтому перейти на кадровый электронный документооборот следует уже сейчас.
Чтобы переход на обязательный КЭДО прошёл гладко, подключите сервис Астрал i КЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить необходимые условия для работы с электронными кадровыми документами, а также организовать массовый выпуск электронных подписей для своих сотрудников.