Выплаты в россии

Могут ли снять с учета на бирже труда и по какой причине

Безработного снимут с регистрации на бирже труда, если он:

• начал получать доход, в том числе пенсию, призван в армию, осужден или стал студентом-очником;
• не являлся к специалисту ЦЗН;
• переехал — в этом случае нужно регистрироваться на новом месте;
• умер;
• получил статус безработного обманом. В этом случае можно нарваться также на судебное разбирательство, а все деньги, полученные от биржи труда, придется компенсировать.

Как внедрять

ФЗ-377 частично определил порядок перехода на взаимодействие с работниками посредством КЭДО, назвав обязательность уведомления работника, получения его согласия, разработки соответствующих локальных нормативных актов. Однако процедура предполагает более широкий список действий. Рассмотрим пошагово мероприятия, некоторые необходимо осуществить работодателю для внедрения КЭДО.

Создание рабочей группы приказом руководителя

На первом этапе рекомендуем создать рабочую группу. В нее можно включить следующих специалистов и/или руководителей соответствующих структурных подразделений:

• кадровиков и юристов, которые хорошо знают HR-процессы, состав кадровых документов, имеют правовые знания в области трудового законодательства;
• по внедрению электронного документооборота. Как правило, в крупных компаниях в состав служб ДОУ включены структурные подразделения по автоматизации. Они имеют большой опыт внедрения СЭД и обладают техническими знаниями, а также владеют методикой проектирования таких систем. Также к работе привлекаются специалисты ИT-отделов, которые будут отвечать за выбор платформы, интеграцию ее с существующей ИТ-инфраструктурой;
• службы ДОУ и/или архива организации, которые будут контролировать соблюдение законодательства по вопросам обработки и обеспечения хранения документации по личному составу;
• отдельных специалистов из числа тех, кто потом будет работать в системе.

Утверждая состав рабочей группы, следует определить интегратора и ответственного за каждый участок. Лучше всего это прописать в приказе о создании рабочей группы по внедрению КЭДО.

В частности, выбор ИT-решения, подготовка технического задания для разработчика или самостоятельное проектирование ПО должно быть возложено на подразделение, обеспечивающее ИТ-поддержку компании. Конечно, участвовать в составлении техзадания должны и специалисты ДОУ, и кадровики. Просто ИТ-подразделение можно назначить ответственным исполнителем по этой задаче (либо эти бразды правления можно отдать кадровой службе, т. автоматизируется ее участок работы).

На кадровую службу возлагаются:

• анализ кадровых процессов и выработка мер по их оптимизации;
• определение состава кадровой документации, которая будет переведена в электронный формат;
• подготовка локальных нормативных актов и
• обеспечение взаимодействия с сотрудниками.

В Примере 1 мы показали возможный вариант приказа о создании рабочей группы, в котором обязательно надо выделить основного ответственного за модификацию существующей ИС или разработку и внедрение новой ИС. Обычно только после составления техзадания становится понятен объем программирования, этапы внедрения и возможные сроки реализации задумок.

Пример 1. Приказ о создании рабочей группы и назначении ответственных

Разработка плана перехода на КЭДО

Рабочая группа готовит план перехода (дорожную карту, график), в котором прописываются задачи, этапы, конечный результат каждого этапа и ответственные за его выполнение. С ИТ-мероприятиями должны быть увязаны и организационные мероприятия, которые требуются для запуска проекта: нужно составить и подписать с работниками целый комплекс документов, чтобы новая технология была легитимной.

При разработке плана следует принять решение, будет ли компания распространять КЭДО на весь персонал или в порядке эксперимента разработает сначала пилотный проект для ограниченного круга работников. К пилотному проекту удобнее привлекать сотрудников административных подразделений и офисный персонал, поскольку для них легче обеспечить доступ к ИС.

Также важно определить виды документов, которые будут формироваться в ИС. Их список может быть приложен к локальному нормативному акту об электронном взаимодействии работодателя и работников (см. Пример 2). В идеале нужно:

• подготовить список автоматизируемых процессов,
• по каждому выявить оформляемые документы (лучше перечислить все: и электронные, и бумажные, чтобы была полная картина);
• установить, при помощи какого вида электронной подписи какие действия совершаются с электронными документами (кроме подписания еще возможно утверждение, согласование, ознакомление).

Пример 2. Перечень документов, формируемых в информационной системе работодателя

Выбор ИT-решения лучше делать после того, как станут понятны потребности в автоматизации. Конечно, цена вопроса тоже важна, оценка стоимости проекта может снизить первоначальные аппетиты либо организация может решить поэтапно расширять этот проект.

Выбор информационной системы зависит от масштабов компании, количества и состава работников, количества документов, образующихся в деятельности подразделений по управлению персоналом, территориальной распределенности структурных подразделений компании и наличия дистанционных сотрудников.

Организации могут выбрать вариант ИС для КЭДО:

• сегодня на рынке есть поставщики систем электронного документо­оборота. Однако заказчики могут столкнуться с тем, что готового продукта, отвечающего всем потребностям, пока нет. Систему придется дорабатывать с учетом нужд заказчика. То есть разработчики ПО тоже хотят, чтобы им эту работу кто-то оплатил, вместе с ними продумал логику и обкатал при внедрении. И вот уже эти наработки потом начнут появляться в «коробочных решениях»;
• компании могут самостоятельно разработать ИС для КЭДО. Однако, скорее всего, это увеличит стоимость и время разработки;
• государственная цифровая платформа «Работа в России» будет бесплатной для всех пользователей, однако она начнет полноценно функционировать с 1 сентября 2022 года (пока для КЭДО она работает в ограниченном режиме). Кроме того, использование «Работы в России» позволит сократить издержки на приобретение усиленных квалифицированных электронных подписей для работников. Наличие УКЭП работодателя в любом случае будет обязательным.

До марта 2023 года планируют утвердить и внедрить обязательные для всех работодателей форматы электронных кадровых документов, они будут едины и для «Работы в России», и для «самодельных» систем КЭДО. Пока они не утверждены, можно использовать любые. Какой из этого можно сделать вывод? Либо подождите утверждения, либо потом надо быть готовыми к необходимости доработок ПО.

После выбора системы КЭДО нужно будет решить вопросы организации доступа к ней. Доступ может осуществляться только из помещений работодателя или быть удаленным. Второй вариант предпочтительнее, поскольку в основе КЭДО лежит идея именно удаленного взаимодействия работодателя и работников.

Следует задуматься о разработке мобильных приложений для смартфонов, создания корпоративного портала организации, как единого окна входа для работников в определенные ИС компании, включая и электронное взаимодействие с работодателем.

Кстати, ТК РФ подразумевает взаимодействие ИС для КЭДО не только с работниками организации, но и с поступающими на работу.

Вопрос хранения данных также может быть решен по-разному. Продумать его важно. Обязанность хранения и несения расходов на это возложена на работодателя (ст. 1 и 22. 3 ТК РФ).

Чтобы внедрить КЭДО, надо еще утвердить локальный нормативный акт (ЛНА) о КЭДО, а также разработать формы документов, которые потом будут подписываться с работниками, организовать наличие необходимых электронных подписей у участников КЭДО. Только после этого можно внедрять в работу новую систему путем издания приказа.

Алексей Каблучков, юрисконсульт ООО «Торговый Дом Авто Ресурс», канд. юрид. наук

КЭДО вводится в организации на основании ЛНА. Но в данном случае лучше оформить еще и приказ – в нем будут прописаны сроки введения КЭДО и назначены ответственные лица. Кроме того, отдельным ЛНА может утверждаться порядок осуществления КЭДО. Согласно ч. 2 и 3 ст. 2 ТК РФ:

• к содержанию ЛНА о введении КЭДО есть обязательные требования,
• а к ЛНА о порядке осуществления КЭДО ТК РФ содержит рекомендации.

Добавим, что если в компании есть первичная профсоюзная организация, то эти ЛНА нужно принимать с учетом мнения ее выборного органа. То есть сделать это необходимо до издания приказа и утверждения ЛНА.

Порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации прописан в ст. 372 ТК РФ. Сначала работодатель направляет проект ЛНА и обоснование по нему в первичную профсоюзную организацию, представляющую интересы всех или большинства работников. Она в срок не позднее 5 рабочих дней со дня их получения направляет работодателю свое мотивированное мнение в письменной форме (обычно в форме протокола). Если такое мнение не содержит согласия с проектом ЛНА либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним и принять ЛНА в предложенной редакции или в течение 3 дней с момента получения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации для достижения взаимоприемлемого решения. Если достигнуть его не удалось, составляется протокол разногласий и работодатель принимает ЛНА в своей редакции. Выборный орган первичной профсоюзной организации может его обжаловать в суд или ГИТ.

Кроме того, кадровой службе необходимо провести аудит документов, чтобы они не конфликтовали с принятыми в новом ЛНА правилами КЭДО. Имеет смысл проверить:

• действующие ЛНА (в т.ч. правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, о премировании, об отпусках, о персонале, инструкцию по кадровому делопроизводству, должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и пр.);
• организационно-распорядительные документы работодателя (например, приказы о распределении полномочий и предоставлении права подписи);
• трудовые договоры, коллективный договор (при наличии).

По результатам такого аудита следует провести работу по внесению необходимых изменений / дополнений, подписанию и ознакомлению сотрудников.

Разработать локальный нормативный акт

Вы можете разработать комплексный документ, в котором отразить все аспекты по ведению и применению КЭДО, или подготовить комплект из нескольких ЛНА. Вот какие вопросы следует раскрыть (курсивом в этом списке мы выделили то, что ч. 2 ст. 2 ТК РФ требует включить в ЛНА):

С точки зрения классического подхода к разработке инструкций по делопроизводству, эти пункты могут быть дополнены разделами о составе документов, формах и форматах документов, согласовании и подписании отдельных видов документов, регистрации, учете документации, организации информационно-справочной работы и организации хранения кадровой документации.

Удобно, если отдельный ЛНА будет разработан адресно для работников, в котором будет четко прописан порядок взаимодействия с работодателем в электронной среде.

Окончание статьи с описанием полного алгоритма перехода на КЭДО и примерами оформления документов читайте в следующем номере журнала.

Документы, которые работодатель может вести в электронном виде

Вести в электронном виде можно любые документы, связанные с работой. И даже те, ознакомление с которыми работника под подпись предусмотрено ТК. Исключение составляют трудовые книжки, приказы об увольнении, акты о несчастном случае на производстве, инструктажи по охране труда. Также работодатель должен письменно получить согласие работника на переход на КЭДО.

C 1 марта 2023 года кадровые электронные документы должны быть составлены по единым форматам. Их разработает Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом. До этой даты работодатели вправе пользоваться привычными для себя формами документов. Напомним, это касается только тех компаний, которые официально решили перейти на кадровый электронный документооборот. Ниже расскажем с помощью какого софта это сделать.

Станет ли КЭДО обязательным

Эксперимент по переходу на электронный кадровый документооборот завершился в ноябре прошлого года. Цель Минтруда – подготовить поправки в Трудовой кодекс для использования электронных документов при ведении кадрового учета. Все нововведения тестировали добровольные участники, изменения внесли в соответствующие законодательные акты, и эксперимент признали успешным.

Сейчас Трудовой кодекс позволяет работодателям самостоятельно принимать решения о необходимости введения КЭДО (ч. 1 ст. 2 ТК РФ). То есть переходить на КЭДО не обязательно. Однако в экспертной среде есть прогнозы: переход на КЭДО станет обязательным с 2023 года. В этом случае изменения затронут даже небольшие организации, а внедрение КЭДО в авральных условиях будет некомфортным и для пользователей, и для специалистов, которые будут вести такой проект.

Это значит, что начать процесс перехода на КЭДО лучше сейчас: пока есть возможность самостоятельно расставлять приоритеты и нет дефицита ресурсов в данной сфере. Тем более, что переход на электронный формат имеет вполне понятные экономические обоснования. Например, позволяет сократить затраты на ведение кадрового учета.

Возможность подписи документов электронной подписью, которую предоставляет сервис КЭДО

В отношениях между работодателем и работником можно спокойно обходиться без ЭП: использовать её закон не обязывает. Использовать такую подпись не имеет смысла, когда сотрудники трудятся на заводе или в шахте, работают вахтовым методом и тому подобное. Однако в IT-сфере использование ЭП во многом упрощает взаимодействие сторон, поэтому считается хорошей практикой.

Если специфика работы предусматривает обязательное использование ЭП, необходимо зафиксировать это в трудовом договоре. Так сотрудник будет понимать, что от него требуется и какую ответственность он несет, если откажется получать ЭП.

В трудовом договоре содержатся основные условия, на которых компания и сотрудник согласны взаимодействовать. Детальные условия, включая все нюансы работы с ЭП, обычно прописывают в локальном нормативном акте о КЭДО.

Работодатель, который решил использовать ЭП, должен опираться на нормы Федерального закона «Об электронной подписи» от 06. 2011 № 63-ФЗ. В этом документе указаны доступные виды ЭП и способ выбора оператора электронного документооборота.

Генеральный директор юридического бутика «Достигация»

Есть два вида ЭП: простая и усиленная, которая, в свою очередь, может быть усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной подписью. Какую ЭП использовать, решает работодатель. Это зависит от сферы, особенностей работы, желания работодателя и самого дистанционного сотрудника. Однако статья 22. 3 Трудового кодекса устанавливает приоритет на использование усиленной квалифицированной электронной подписи. По мнению законодателя, только она отвечает всем требованиям осмотрительности, а также гарантирует сохранность всех персональных и конфиденциальных данных работников.

Создаем рабочую группу приказом руководителя

На первом этапе рекомендуем создать рабочую группу. В нее можно включить следующих специалистов и/или руководителей соответствующих структурных подразделений:

• кадровиков и юристов, которые хорошо знают HR-процессы, состав кадровых документов, имеют правовые знания в области трудового законодательства;
• специалистов по внедрению электронного документооборота. Как правило, в крупных компаниях в состав служб ДОУ включены структурные подразделения по автоматизации. Они имеют большой опыт внедрения СЭД и обладают техническими знаниями, а также владеют методикой проектирования таких систем. Также к работе привлекаются специалисты ИT-отделов, которые будут отвечать за выбор платформы, интеграцию ее с существующей ИТ-инфраструктурой;
• службы ДОУ и/или архива организации, которые будут контролировать соблюдение законодательства по вопросам обработки и обеспечения хранения документации по личному составу;
• отдельных специалистов из числа тех, кто потом будет работать в системе.

Утверждая состав рабочей группы, следует определить интегратора и ответственного за каждый участок. Лучше всего это прописать в приказе о создании рабочей группы по внедрению КЭДО.

На кадровую службу возлагаются:

• анализ кадровых процессов и выработка мер по их оптимизации;
• определение состава кадровой документации, которая будет переведена в электронный формат;
• подготовка локальных нормативных актов и
• обеспечение взаимодействия с сотрудниками.

В Примере 1 мы показали возможный вариант приказа о создании рабочей группы, в котором обязательно надо выделить основного ответственного за модификацию существующей информационной системы (ИС) или разработку и внедрение новой ИС. Обычно только после составления техзадания становится понятен объем программирования, этапы внедрения и возможные сроки реализации задумок.

Кто может встать на биржу труда

На биржу труда могут встать как российские граждане, так и иностранцы с разрешением на работу. Правда, последние не получат пособие по безработице. В Центр занятости населения могут обратиться как те, кого сократили или уволили, так и те, кто впервые ищет работу. Но есть ряд исключений.

Человека не зарегистрируют как безработного, если он:

• моложе 16 лет;
• служит в армии;
• занимается бизнесом;
• член фермерского хозяйства;
• пенсионер;
• студент-очник;
• осужденный и заключенный;
• находится в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет.

Ответственность за не сдачу отчетности в центр занятости

Согласно ст. 7 КоАП РФ непредставление или несвоевременное представление в службу занятости сведений о введении режима неполного рабочего времени, а равно их представление в искаженном виде влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц – от 300 до 500 руб.;
• на юридических лиц – от 3 000 до 5 000 руб.

За нарушение законодательства по квотированию рабочих мест для инвалидов грозит штраф в размере от 5 000 до 10 000 рублей на основании ст. 42 КоАП РФ

Несданная отчетность может спровоцировать проверку со стороны трудовой инспекции. В итоге штрафы могут оказаться намного больше.

Компоненты автоматизированной системы КЭДО

Наиболее значимые обстоятельства, которые нужно будет учесть при планировании перехода : уровень электронной подписи, которой следует подписывать различные виды документов, и перечень документов, которые можно оформлять только на бумаге.

Вид используемой информационной системыВид подписиПодписываемые документыИнформационная система работодателяРаботодатель

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
Все виды документов

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора

Все документы, кроме:

трудовых договоров;договоров о материальной ответственности;ученических договоров;договоров на образование без отрыва или с отрывом от работы;допсоглашений к договорам;приказа о применении дисциплинарного взыскания;уведомления об изменении условий трудовых договоров. Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Работник

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
Любые документы

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Простая электронная подпись в информационной системе работодателя
Документы, кроме:

трудовых договоров;договоров о материальной ответственности;ученических договоров;договоров на образование без отрыва или с отрывом от работы;допсоглашений к договорам;согласия на перевод;заявления об увольнении;отзыва заявления об увольнении;уведомления об изменении условий трудового договора;приказа о применении дисциплинарного взыскания. Единая цифровая платформа «Работа в России»Работодатель

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
Любые документы

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Работник

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
Любые документы

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке за получением услуг в электронной форме.

По материалам сайта its

Что касается документов, которые остаются в бумажном формате, то законодатели закрепили это для приказов об увольнении, актов о несчастном случае на производстве, а также для инструктажей по охране труда. Все остальное можно вести в системе КЭДО.

Сроки и порядок признания безработным

У Центра занятости населения есть 11 дней, чтобы рассмотреть заявление гражданина. За это время специалисты биржи труда должны предложить не менее двух вариантов работы. Причем не каких попало, а подходящих квалификации и состоянию здоровья заявителя.

Зарплата на позициях от ЦЗН должна быть не меньше МРОТ, а дорога до нового места работы и обратно должна быть доступной на общественном транспорте.

Отказываться от предложенных вакансий не стоит — ведь это причина для отказа в регистрации в качестве безработного. Стоит обязательно сходить на собеседования, если планируете получать пособие. Если работодатели откажут заявителю или не найдутся подходящие вакансии, биржа труда обязана на 11 день после подачи документов признать человека безработным, а также назначить пособие по безработице со дня обращения человека.

Простая электронная подпись с портала «Работа России» (ПЭП)

Рис. 1 Регистрация на портале Работа в России через Госуслуги

Рис. 2 Вход в личный кабинет портала Работа в России через Госуслуги

При первоначальной попытке входа в личный кабинет «Работа России» через Госуслуги, выйдет сообщение о предоставлении прав доступа порталу. Нужно будет предоставить или отказаться (в любой момент можно внести изменения на портале Госуслуги и ограничить его).

Рис. 3 Разрешение на получение доступа к личным данным

Отчет о незакрытых вакансиях в центр занятости

Отчитываться о наличии свободных вакансий должны все работодатели.

Требование предоставлять отчет в центр занятости установлено пунктом 3 статьи 25 Закона № 1032-1.

Этот отчет, как и отчет о по квотированию рабочих мест для инвалидов, сдается ежемесячно.

Форма отчетности о вакансиях утверждена в Приложении № 10 к приказу Минтруда от 19. 2019 № 90н.

• сведения о работодателе;
• наименование вакантной должности;
• условия, характер, режим работы;
• размер зарплаты;
• квалификационные требования;
• льготы и гарантии.

Каким хочется видеть КЭДО с дистанционными сотрудниками

В Winfox распределенная команда: сотрудники живут и работают в разных городах и странах. Поэтому электронный документооборот должен максимально упрощать обмен бумажными документами при устройстве на работу и увольнении, а также во время рабочего процесса.

Руководитель IT-компании Winfox

Для меня идеальный документооборот с дистанционным сотрудником выглядит так: мы отправляем ему документы в электронном виде, он их подписывает электронной подписью (ЭП) и отправляет нам. Все. Никаких бумажек, постоянных распечаток и отправки документов с курьерами. А с учетом того, что некоторые кадровые документы надо хранить 50 лет, мне не хотелось бы снимать офис с большим помещением под архив. Гораздо удобнее хранить все в электронном виде — это занимает место в облаке, а не в офисе.

Вот что должен разрешать трудовой договор по части КЭДО по мнению Рустама:

• обмен всеми документами через КЭДО: прием на работу, нормативные акты, отпуска, больничные и увольнения оформляются в электронном виде;
• использование сервиса КЭДО, который позволяет подписывать, хранить и фиксировать факт получения документов;
• возможность подписи документов электронной подписью, которую предоставляет сервис КЭДО. При этом удобно, если сервис КЭДО выпустит бесплатные ЭП для сотрудников и им не придется заморачиваться с выпуском сертификатов;
• действие внутренней нормативной документации для работы с КЭДО.

Вот как учесть в трудовом договоре эти пожелания работодателя и на что обратить внимание, чтобы все соответствовало трудовому законодательству.

Как часто надо размещать информацию о вакансиях на портале «Работа в России»

Закон № 1032-1 не устанавливает сроки информирования службы занятости о вакансиях. Указано только, что данная информация представляется ежемесячно.

Если организация представляет информацию о вакансиях через портал «Работа в России», Минтруд России (письмо от 30. 2022 № 16-1/ООГ-2182) рекомендует руководствоваться следующими сроками:

• размещать информацию о вакансиях в течение трех рабочих дней с даты появления вакантной должности;
• информировать о закрытии вакансии – не позднее следующего рабочего дня после того, как должность будет занята.

А есть категории, которым могут предложить любую работу?

Ограничения по предложениям со стороны ЦЗН получат те, кто впервые ищет работу, уволился с последнего места работы более года назад или уволился без собственного желания, то есть «по статье». Предприниматели, которые закрыли свой бизнес или вышли из фермерского хозяйства, тоже получат вакансии вне зависимости от квалификации.

Вакансии можно искать и самостоятельно. Для этого необходимо получить «Индивидуальный план самостоятельного поиска работы» и утвердить его у специалиста Центра занятости. Заявитель сам находит вакансии (не менее двух), сам откликается на них и проходит собеседования. На бланке работодатель ставит отметки, что заявитель действительно обратился, и фиксирует результат рассмотрения его кандидатуры.

Если за 10 дней заявитель самостоятельно не нашел работу, с 11 дня он признается безработным.

Документы, установившие отчетность в центр занятости

Требования сдавать отчетность в центры занятости установлены в нескольких документах.

• Согласно пункту 3 статьи 25 Закона № 1032-1 «О занятости населения» работодатели обязаны ежемесячно представлять органам службы занятости:
• сведения о применении процедуры банкротства,
• информацию, необходимую для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов;
• информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, созданных или выделенных инвалидов в соответствии с установленной квотой.
• О сокращении персонала работодатели обязаны отчитываться в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 5 февраля 1993 г. № 99 «Об организации работы по содействию занятости в условиях массового высвобождения» (с изменениями и дополнениями). Отчетность для работодателей предусмотрена пунктами 4 и 5 этого постановления.

Работодатели не менее чем за три месяца обязаны представить в службу занятости информацию о массовых увольнениях по форме, утвержденной в приложении №1 вышеуказанного постановления и за два месяца – сведения о сокращении по форме согласно приложению № 2.

Постановление Правительства РФ от 12 апреля 2020 г. № 486 (в ред. постановления Правительства РФ от 31. 2020 № 2401) обязывает работодателей предоставлять сведения о в информационно-аналитическую систему Общероссийская база вакансий «Работа в России» через «Личный кабинет работодателя» не позднее рабочего дня, следующего за днем появления либо закрытия вакансий.

Таблица. Отчетность в центры занятости для организаций и ИП с работниками

Виды отчетов в центр занятости

Периодичность

Основание

Утверждённая форма

О наличии свободных мест и вакантных должностей

Ежемесячно

пункт 3 статьи 25 Закона № 1032-1 «О занятости населения»

приказ Минтруда России от 26 января 2022 г № 24 
О количестве работающих инвалидов

Ежемесячно

пункт 3 статьи 25 Закона № 1032-1 «О занятости населения»

приказ Минтруда России от 26 января 2022 г № 24 
О предстоящих сокращениях

За 2 месяца, при массовом сокращении за 3 месяца

Постановлением Правительства РФ от 05. 1993 г. № 99

Постановление Правительства РФ от 31. 2020 № 2401

Приложение № 1 и № 2 постановления № 99

О введении неполного рабочего времени

В течение трех рабочих дней

пункт 2 ст. 25 Закона от 19. 1991 г. № 1032-1 «О занятости населения»

приказ Минтруда России от 26 января 2022 г № 24 
О ликвидации организации или банкротстве

За два месяца

пункт 2 статьи 25 Закона № 1032-1 «О занятости населения»

Постановление Правительства РФ от 31. 2020 № 2401

приказ Минтруда России от 26 января 2022 г № 24 
О приостановке производства

В течение трех рабочих дней

пункт 2 статьи 25 Закона № 1032-1 «О занятости населения»

приказ Минтруда России от 26 января 2022 г № 24
О вакансиях: открытие и закрытии. Ежемесячно

пункт 3. 2 в статьи 25 Закона № 1032-1

нет

О потребностях в работниках, условиях их привлечения, наличии свободных рабочих мест для работы инвалидов размещать информацию на сайте «Работа в России»

По мере наличия вакансий

пункт 3. 2 в статьи 25 Закона № 1032-1

Уведомление о приеме на работу соискателя, направленного сайтом «Работа в России»  

В пятидневный срок 

пункт 5 в статьи 25 Закона № 1032-1

Отчет о введении режима неполного рабочего времени, простоя

Сообщать о введении режима неполного рабочего времени в органы службы занятости работодатели обязаны с 2009 года.

Сделать это необходимо в течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий (п. 2 ст. 25 Закона от 19. 1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).

Единой для всех установленной формы этого отчета нет. Центры занятости вправе разработать свои формы. Обычно отчет включает в себя следующие данные:

• дату введения режима неполного рабочего времени;
• период, на который он вводится;
• причину;
• численность работников, которых затронет этот режим.

К отчету нужно приложить копию приказа о введении на предприятии режима неполного рабочего времени.

Кроме того, организациям (кроме МСП) сведения о неполной занятости работников нужно ежемесячно представлять в органы статистики по форме статистического наблюдения № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников» с указаниями по ее заполнению утверждена приказом Росстата от 25. 2008 г. № 325 (изменения к данной форме утверждены приказом Росстата от 13. 2009 г. № 42). Срок ­предоставления – ­не позднее 3-го числа после отчетного месяца.

Портал «Работа в России»

Портал «Работа в России» – государственная информационная система. На данном ресурсе собраны системы, актуальные как для работников, так и для работодателей. Работники на портале смогут узнать информацию об имеющихся вакансиях.

Для понимания функционирования и регистрации на портале «Работа в России» полезно будет ознакомиться со следующими документами:

• Правила функционирования единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России», утв. Постановлением Правительства РФ от 13.05.2022 № 867.
• Правила представления работодателем сведений и информации, предусмотренных пунктом 3 статьи 25 Закона Российской Федерации «О занятости населения в Российской Федерации», утв. Постановлением Правительства РФ от 30.12.2021 № 2576 (далее – Правила информирования о вакансиях)
• Памятка для работодателей в случаях, связанных с введением режима неполного рабочего времени, простоя, дистанционной (удаленной) работы, сокращения численности либо ликвидации;
• Памятка для работодателей в случаях, связанных с размещением вакансий (письмо Минтруда России от 09.03.2022 № 16-5/10/В-2811). Она представляет собой пошаговый алгоритм действий с иллюстрациями. Если у вас есть сложности с созданием вакансии, наполнением ее информацией, в памятке, с большой долей вероятности, вы сможете найти ответ на возникший вопрос.

Преимущества портала Работа в России

Интернет-портал «Работа в России» в электронном кадровом документообороте (КЭДО, ЭКДО) стал ключевым государственным ресурсом в ходе активного развития данного направления по всей стране. Чем он полезен и для кого:

• для кандидатов это бесплатный ресурс по поиску работы и регистрации в качестве безработного с целью получения пособий по безработице;
• для сотрудников и работодателя портал является платформой для автоматизации кадрового документооборота;
• для работодателя – инструмент по подбору персонала.

Шаг 4. Выдать работникам электронные подписи

Так как компания вводит кадровый электронный документооборот она же и берет на себя оформление необходимых подписей работникам. Работодатели могут через собственную ИС выдать простую и усиленную неквалифицированную ЭП, а УКЭП можно оформить через аккредитованный УЦ. При желании работники самостоятельно могут получить ЭП или использовать действующую подпись при подписании документов.

Как отчитаться через сайт «Работа в России»

Формы отчетности выложены на сайте. Нужно их заполнить.

Отчитываться о вакансиях нужно ежемесячно, но точная дата не установлена. Если вакансий нет и не было, отчитывать не нужно.

Действие внутренней нормативной документации для работы с КЭДО

В трудовом договоре не обязательно ссылаться на локальные нормативные акты по части КЭДО, которые действуют в компании. Однако их указание вносит ясность: дистанционный сотрудник четко понимает, какие документы должны быть подписаны с его стороны.

К таким локальным нормативным актам относятся:

• локальный акт о вводе КЭДО. В документе обычно указывают сведения об информационной системе, через которую происходит обмен электронными документами, порядок доступа к такой системе, перечень документов и работников.
• согласие и уведомление о введении КЭДО. Этот документ помогает работодателю уведомить нового сотрудника, что в компании действует КЭДО, и получить его согласие. Такое согласие не требуется только от тех сотрудников, которых приняли на работу после 31.12.2021 года и у которых нет трудового стажа.
• соглашение работников об использовании ЭП. Если сотрудник не подписал такое соглашение, это означает, что с ним заключен трудовой договор в обычном порядке. Следовательно, с таким сотрудником следует обмениваться только бумажными документами.

Такие внутренние документы фиксируют между сторонами определенные договоренности и определяют для работника правила игры. Если возникнут разногласия, эти документы даже в электронном виде можно использовать в качестве доказательств в суде.

В судебной практике есть случаи, когда в качестве доказательств по трудовым спорам использовались скриншоты переписки из Инстаграма (признана в РФ экстремистской организацией), Телеграма, WhatsApp. Аналогичные доказательства использовались и активно используются при разрешении споров в трудовых комиссиях.

Ссылаться на локальные нормативные акты по части КЭДО в трудовом договоре — хорошая практика

Экономия при переходе на КЭДО

По расчетам специалистов WiseAdvice-IT, годовые расходы на бумажный документооборот на 1000 сотрудников в среднем составляют более 2 000 000 рублей. Данные актуальны на январь 2022 года.

Затраты на бумажный документооборотСтоимость в рублях на 1000 чел/год

Бумага355 000
Логистика501 000
Операции1 450 000
Итого:2 306 000

Кто вправе отчитаться только в электронном формате

Отчетность можно сдавать в центр занятости лично, курьером, по почте, электронно на сайте Минтруда – через портал «Работа в России».

Но, большинство организаций с 2022 года обязаны отчитывать только в электронном формате через портал «Работа в России».

Это те же организации, которым вменили в обязанность размещать на госсайте вакансии. То есть, это независимо от формы собственность, все организации, у которых:

• среднесписочная численность работников превышает 25 человек;
• в уставном капитале есть доля государства.

Отчетность о сокращении персонала

Организация, планирующая сокращение, за два месяца до этого, одновременно с уведомлением работников, обязана подать в центр занятости уведомление о сокращении штата.

Если планируется массовое сокращения штата, сведения об этом нужно подать в центр занятости за три месяца до начала сокращений.

Форма сведений утверждена в дана в приложениях к Постановлению Правительства РФ от 05. 1993 № 99.

Сведения заполняются о каждом работнике, нужно указать:

• фамилию, имя, отчество;
• образование;
• профессию или специальность;
• квалификацию;
• размер и условия оплаты труда.

Штрафы за неразмещение вакансий на сайте Работа в России

С 1 января 2022 года работодатели должны взаимодействовать со службой занятости на платформе «Работа в России». В рамках этого взаимодействия они обязаны размещать на портале «Работа в России» информацию о свободных рабочих местах и вакантных должностях, об условиях привлечения работников, о специальных рабочих местах, оборудованных для работы инвалидов.

Требование о размещении вакансий на портале «Работа в России» обязательно для:

• работодателей, как организаций, так и индивидуальных предпринимателей, у которых среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превышает 25 человек;
• вновь созданных организаций (в т.ч. в результате реорганизации), если среднесписочная численность их работников превышает 25 человек.

За неопубликование сведений на портале «Работа в России» организации грозит административная ответственность. Об этом сообщили представители Роструда на сайте «Онлайнинспекция. рф».

Привлечь к ответственности работодателя могут по статье 19. 7 КоАП РФ. За первое допущенное нарушение организации объявят предупреждение, а за последующие – оштрафуют. Размер штрафа для организации составляет от 3 до 5 тыс. рублей, а для ее должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Создайте ленту новостей
из тем, важных для вас

Как встать на биржу труда

Ничего страшного, если каких-то документов нет под рукой. От заявителя строго ждут только заявление с резюме, а остальные документы биржа труда может запросить в других ведомствах.

Если пособия и другая поддержка не нужны, а интересуют только представленные в базе вакансии, достаточно просто заполнить резюме и откликнуться на заинтересовавшие предложения. Также в личном кабинете будут приходить предложения от работодателей, так как резюме попадет в общедоступную базу. Это бесплатно.

Как зарегистрироваться на бирже труда при личном визите

Чтобы получить статус безработного, а вместе с ним и всю полагающуюся социальную поддержку, следует обращаться в Центр занятости населения строго по месту регистрации. Если нужна помощь в поиске работы, то можно обратиться в любое отделение ЦЗН.

Что поменялось с принятием закона

Изменения, внесенные в ТК РФ Федеральным законом от 22. 2021 № 377‑ФЗ1 , разрешают обмениваться кадровыми документами с сотрудниками в электронном виде. Решение о переходе на КЭДО каждая компания принимает самостоятельно – ​электронный документооборот обязательным не стал. Закон описывает, как вести КЭДО с новыми и ранее принятыми сотрудниками, как оформить переход на КЭДО, какие электронные подписи использовать и в каких сервисах работать.

По сути, законодательная база, регламентирующая оформление и подписание кадровых документов в электронном виде, окончательно сформирована. С 2021 года гл. 1 ТК РФ разрешала применять электронные документы только при взаимодействии работодателя с дистанционными работниками. Непродолжительное время такая возможность была у участников эксперимента Минтруда России2.

Если же КЭДО применяли компании, не имеющие отношения к эксперименту и без привлечения к труду дистанционных работников, требовалось дублировать на бумаге все значимые документы: договоры, заявления, приказы, локальные нормативные акты.

Перейти на КЭДО с 22. 2021 могут любые организации. С 01. 2022 появится возможность размещать документы посредством Госуслуг. Кроме того, документы, оформленные участниками эксперимента Минтруда России электронно, уже с 16. 2021 имеют юридическую силу. И до 01. 2022 таким организациям необходимо проделать шаги в соответствии с порядком перехода на КЭДО.

Использование сервиса КЭДО, который позволяет подписывать, хранить и фиксировать факт получения документов

Обмен кадровыми электронными документами происходит через специальный сервис. Например, можно использовать единую цифровую платформу в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» или информационную систему работодателя. Таких сервисов на рынке много и работодатель выбирает тот, который удобнее. Например, подойдут решения от «Диадок», 1С, «Контур», LightDoc, «DiState: Кадры» и других.

В трудовом договоре необходимо указать, какая именно система используется в компании.

В трудовом договоре можно назвать конкретный сервис, а можно использовать формулировку «Информационная система работодателя». Если компания сменит сервис КЭДО, не понадобится вносить изменения в трудовые договоры с сотрудниками.

Мы используем Jump. Finance. Сервис бесплатный для команд до десяти сотрудников, поэтому отлично подходит для старта работы с КЭДО.

Co-Founder и COO Jump. Finance

Сотрудники IT-компаний привыкли пользоваться простыми и удобными инструментами. Так как внедрение КЭДО — это новшество для многих людей, вполне естественно, что электронный документооборот не все приветствуют. Именно поэтому важно максимально снизить порог входа для сотрудников. Для этого в Jump. Finance мы разработали не только адаптивную веб-версию кабинета, где можно обмениваться документами с компанией, но и мобильные приложения под Android и iOS. Руководители компании в свою очередь могут воспользоваться мобильными приложениями для бизнеса. Всё, что нужно для подписания документов сотрудником, — это усиленная неквалифицированная ЭП. Имея такую подпись, каждый сотрудник может подписывать абсолютно любые кадровые документы, кроме трех исключений, предусмотренных законом. Это приказ об увольнении, инструктаж по охране труда и акт о несчастном случае на производстве. Для выпуска УНЭП нужно получить от сотрудника согласие. Для дистанционных сотрудников закон предусматривает получение согласия через Госуслуги. Такой механизм у нас и реализован. Собственно это все — можно обмениваться документами. И этот процесс действительно простой и удобный.

Бонусы от Инфостарта

Если вы уже задумались о внедрении КЭДО – мы поможем сделать это не только качественно, но и выгодно.

Закажите у Инфостарт внедрение кадрового электронного документооборота с помощью локальной версии 1С:Кабинет сотрудника и получите бонус на выбор:

• кэшбек 15% от стоимости лицензии на бонусный счет организации
• бесплатную настройку программы и пакет консультаций на первый период использования сервиса.

Чтобы получить консультацию по переходу на КЭДО – оставьте заявку на обратный звонок

Какие возможности предоставляют сервисы КЭДО

ИС или сервисы для КЭДО позволяют создавать кадровые документы и обмениваться ими с сотрудниками в электронном виде. Работники подписывают документы онлайн, а специалисты отдела кадров получают простой инструмент для сбора подписей вовремя.

На примере сервиса нашей компании разберем основную функциональность системы для онлайн-обмена документами с сотрудниками. В качестве работодателя наша компания вступила в госэксперимент по переводу кадровых документов в электронный вид летом 2020 года и перевела на него почти 10 000 сотрудников. Для КЭДО была создана собственная система. Она учитывает специфику, организационную структуру и процессы IT-компании. Сервис для клиентов отличается от нее. Его разработали, когда стали массово поступать запросы от заказчиков на обмен документами в рамках эксперимента Минтруда России или с удаленными сотрудниками. В настоящее время с сервисом работают представители разных отраслей: производство, крупный ритейл, банковский сектор, строительные, логистические и другие компании.

На что важно обратить внимание при выборе сервиса КЭДО:

Виды подписей в системе. В сервисе КЭДО должно быть возможным использовать все разрешенные законом электронные подписи: УКЭП, УНЭП и ПЭП.

Кроме того, важен выбор вида подписи в зависимости:

• от вида документа;
• бизнес-процесса;
• должности или роли в бизнес-процессе, например руководитель, кадровик или иной сотрудник.

Способ подключения. Для кадровых специалистов должна быть доступна интеграция с учетной системой, для сотрудников – ​веб-версия и мобильное приложение.

Внутреннее и внешнее совместительство. Один и тот же сотрудник в сервисе может относиться к структуре сразу нескольких подразделений или компаний. Это нужно для сценариев, когда работник трудоустроен сразу на несколько должностей (профессий).

Маршруты согласования документов. Это автоматическое перемещение документа по заданным шагам. В сервисе должна быть возможность их развития, как в полноценных СЭД (системах электронного документо­оборота внутри компании). То есть при желании маршруты можно сделать:

• многосоставными, когда бизнес-процесс объединяет исходящие и входящие документы в единую логическую цепочку. Например, сотрудник заполняет заявление на отпуск, после согласования с непосредственным руководителем оно попадает к кадровику, тот формирует приказ, его подписывает сначала директор, а потом с ним ознакамливается сотрудник, который и инициировал весь процесс;
• с параллельным или последовательным согласованием, подписанием;
• с указанием сроков согласований и уведомлений, связанных с этими сроками;
• с шаблонами документов;
• с отправкой документа без подписи со стороны отправителя, без запроса подписи со стороны получателя или без подписей с обеих сторон, что бывает необходимо для некоторых документов формата извещений, например расчетного листа;
• с внесением изменений / дополнений в уже запущенный маршрут, например добавление, удаление согласователей или подписантов, изменение любых будущих шагов.

Повышенная конфиденциальность. Доступы сотрудников должны быть разграничены по подразделениям и ролям: документы видят только те, чья должность позволяет работать с ними. В личном кабинете сотрудника должно быть предусмотрено разделение в части отражения документов при увольнении, чтобы в доступе оставался только трудовой договор и другие кадровые документы личного характера. Администратор, в свою очередь, не должен просматривать чужие (не связанные с выполнением им своей трудовой функции) документы и произвольно включать себе такую возможность, а это в целом не должно мешать настройке системы.